Gebouwdossier voor je VvE - besluiten met stukken erbij
Voor besturen van verenigingen van eigenaars die het zelf doen, en voor kleine VvE's zonder professionele beheerder.
Het probleem dat dit oplost
Een VvE-bestuur bestaat uit vrijwilligers die om de paar jaar wisselen. Met elke wisseling verdwijnt kennis: waar het funderingsonderzoek ligt, wat er in 2019 over de dakkapellen is besloten, welke eigenaar toestemming kreeg voor een doorbraak en onder welke voorwaarde.
Dat laatste wordt structureel vergeten, en het is precies wat een koper van een appartement laat opvragen. Een vereniging die haar stukken niet op orde heeft, vertraagt verkopen en verlaagt daarmee aantoonbaar de waarde van de appartementen.
En bij het grote werk komt het terug. Het dak moet vervangen, de vergadering wil besluiten, en de vraag is: wat weten wij eigenlijk, wanneer is het voor het laatst geïnspecteerd, en waarop is de reservering gebaseerd.
Voor wie dit is
Voor besturen van verenigingen van eigenaars die het zelf doen, en voor kleine VvE's zonder professionele beheerder.
Ook bruikbaar naast een beheerder: dan is dit de plek waar het bestuur zijn eigen overzicht houdt.
Niet bedoeld als vervanging van een beheerder of een administratiekantoor. Wij voeren geen administratie en wij innen niets.
Hoe het werkt
1. Je legt het complex vast. Adres, bouwjaar, aantal appartementsrechten, splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement.
2. Je zet de kernstukken erin. MJOP, laatste drie jaarrekeningen, notulen, polissen, inspectierapporten, asbestinventarisatie.
3. Je legt het toestemmingenregister aan. Per verleende toestemming: wie, wat, wanneer, onder welke voorwaarde, en wie het onderhoud en de aansprakelijkheid draagt.
4. Wij toetsen de reservering. Je MJOP naast de levensduurcyclus van de bouwdelen, met de posten die buiten een tienjarenhorizon vallen apart benoemd.
5. Bij groot onderhoud stel je de uitvraag samen, met de werkomschrijving eronder, en verstuur je hem naar drie partijen.
Bestuursleden krijgen ieder eigen toegang. Bij een wisseling draag je over door een account toe te voegen en een ander te verwijderen.
Wat je krijgt
- Een gedeeld dossier waar alle bestuursleden bij kunnen, met een tijdlijn van wat er is besloten en uitgevoerd.
- Een toestemmingenregister dat bij verkoop direct opvraagbaar is. Dit is het onderdeel waarvan besturen achteraf zeggen dat het het meeste heeft gescheeld.
- Een reserveringstoets: je MJOP naast de cycli uit onze kennisbank, met een expliciete markering van de posten met een cyclus langer dan tien jaar — dak, gevel, kozijnen, lift, standleidingen. Dat zijn de posten die structureel buiten een tienjarenplan vallen en de reservering te laag maken.
- Een onderhoudskalender met de keuringen en inspecties die voor een complex gelden: liftkeuring, SCIOS-inspectie van de gemeenschappelijke installaties, legionellabeheersing bij collectief tapwater, brandwerende deuren, en de onderzoeksplicht voor galerij- en balkonvloeren.
- De uitvraagroute voor groot onderhoud, met de werkomschrijvingen uit onze zestig.
Wat wij niet doen
- Wij zijn geen beheerder. Wij voeren geen administratie, innen geen bijdragen, betalen geen facturen en beleggen geen vergaderingen.
- Wij geven geen juridisch advies. Wij verwijzen naar het modelreglement en naar de wettekst, en waar het over de vereniging als organisatie gaat — stemverhoudingen, besluitvorming, geschillen tussen eigenaren — verwijzen wij door naar VvE Belang. Wij doen het gebouw; zij doen de vereniging.
- Wij maken geen MJOP. De reserveringstoets legt je bestaande plan naast de levensduurcycli en benoemt wat ontbreekt. Dat is een controle, geen plan, en het vervangt geen inspectie ter plaatse.
- Wij bevelen geen beheerder of adviseur aan. Er is bij ons geen positie te koop, ook niet voor beheerders.
- Wij kijken niet mee zonder dat je het vraagt. Het dossier is van de vereniging.
Wat het kost
Onderdeel
Tarief per jaar, excl. btw
VvE tot 12 appartementsrechten
€ 96
VvE van 13 tot 50 appartementsrechten
€ 180
VvE van 51 tot 150 appartementsrechten
€ 300
VvE groter dan 150
op aanvraag
Reserveringstoets
inbegrepen
Uitvraag samenstellen en versturen
kosteloos
Opzegtermijn
per boekjaar
Per jaar en niet per maand, omdat een vereniging per boekjaar begroot. Bij een VvE van twintig appartementen is dit ongeveer negen euro per woning per jaar.
Waarom je ons zou geloven
Omdat de inhoud ergens vandaan komt. De cycli in de reserveringstoets staan in onze eigen kennisbankartikelen, met de bandbreedtes en de bronnen erbij. De keuringen in de kalender staan in onze artikelen over periodieke keuringen en logboeken, met de normverwijzing. De werkomschrijvingen bij de uitvraag zijn dezelfde zestig die openbaar op het platform staan.
Op dit moment gaat het om 139 kennisbankartikelen waarvan een aanzienlijk deel specifiek over gestapelde bouw: van galerijvloeren en collectieve rookgasafvoer tot blokverwarming en glasbewassing.
En omdat je het kunt verlaten. Exporteren en opzeggen kan per boekjaar, en het dossier gaat mee.
Zo begin je
- Leg je complex vast — vijf minuten, en je kunt meteen de reserveringstoets doen op het MJOP dat jullie al hebben.
- Nog geen bestuursbesluit? Vraag dan de voorbeeldtoets aan: wij laten op een fictief complex zien wat eruit komt, zodat je het in de vergadering kunt tonen.
Veelgestelde vragen
- Wij hebben al een beheerder. Heeft dit dan zin?
- Vaak wel. Een beheerder houdt de administratie; dit is het bouwkundige geheugen van het bestuur, inclusief het toestemmingenregister dat bij beheerders regelmatig ontbreekt.
- Wie mag erbij?
- De bestuursleden die jullie aanwijzen. Bij een wisseling voeg je toe en verwijder je; de historie blijft staan.
- Wat als onze VvE slapend is?
- Dan is dit de goedkoopste manier om weer te beginnen: leg vast wat er is, toets de reservering, en breng dat in de eerstvolgende vergadering.
- Mag een individuele eigenaar erbij?
- Alleen als het bestuur toegang geeft. Eigenaren hebben wettelijk recht op inzage in de stukken van de vereniging; hoe jullie dat organiseren is aan het bestuur.
- Krijgen wij hiermee een goedgekeurd MJOP?
- Nee. De toets legt je plan naast de cycli en wijst gaten aan. Een MJOP maakt een inspecteur die het gebouw heeft gezien.
- Hoe zeggen wij op?
- Per boekjaar, via het account. Je exporteert het complete dossier en dat blijft van de vereniging.