De meeste discussies in een VvE zijn in de kern een vraag over wélk document het antwoord bevat. Er is een rangorde: wet, dan splitsingsakte met reglement, dan besluiten van de vergadering, dan het huishoudelijk reglement — en wat lager staat mag niet in strijd zijn met wat hoger staat. Daar gaat het het vaakst mis: een HHR dat iets regelt over iemands privégedeelte houdt geen stand. Daarnaast is er een beheerlaag die niets regelt maar vastlegt: het MJOP, het UPD, het ontruimingsplan, de logboeken en de contractenlijst. En de bewonersinstructie, het document dat het vaakst ontbreekt en als enige werkelijk wordt gelezen.
Waar gaat het over?
Over de documenten die samen bepalen wat er in een complex mag, moet en gebeurt, en over de verwarring die ontstaat als mensen ze door elkaar halen. De meeste discussies in een VvE zijn in de kern een vraag over welk document het antwoord bevat.
De splitsingsakte staat bovenaan. Die bepaalt wat gemeenschappelijk is en wat privé, en wat het breukdeel per eigenaar is. Wijzigen kan alleen via de notaris en met een gekwalificeerde meerderheid.
Het splitsingsreglement hoort bij de akte en regelt de organen, de bevoegdheden en de meerderheden. Ook dat wijzigt via de notaris.
Het huishoudelijk reglement staat daaronder en gaat over het dagelijkse gebruik. Het mag niet in strijd zijn met de akte, en dat is precies waar het regelmatig misgaat: een HHR dat iets regelt over iemands privégedeelte, houdt geen stand.
Hoe ontstaat het?
De documenten vormen een rangorde. Wet, dan splitsingsakte met reglement, dan besluiten van de vergadering, dan het huishoudelijk reglement. Wat lager staat, mag niet in strijd zijn met wat hoger staat.
Daarnaast is er een beheerlaag die niets regelt maar vastlegt. Het meerjarenonderhoudsplan en de meerjarenonderhoudsbegroting. Het uitgangspuntendocument voor de brandmeld- en ontruimingsinstallatie. Het ontruimingsplan met de plattegronden. De logboeken per voorziening. De contractenlijst. En de bewonersinstructie of veiligheidskaart die dat alles vertaalt naar wat een bewoner moet weten.
Die laatste is het document dat het vaakst ontbreekt, en het is het enige dat bewoners werkelijk lezen. Een complex kan een perfect UPD hebben terwijl niemand weet wat te doen als het alarm afgaat.
Hoe herken je het?
Aan de vraag die voorligt, en dan is snel duidelijk waar het antwoord staat.
"Is dit van mij of van ons?" — splitsingsakte. Ook bij het balkon, de kozijnen en de leidingen door je woning.
"Welke meerderheid hebben we nodig?" — splitsingsreglement.
"Mag ik een harde vloer leggen?" — meestal het huishoudelijk reglement, soms het reglement bij de akte. Kijk in beide.
"Wanneer is het dak aan de beurt?" — MJOP.
"Is er geld voor?" — meerjarenonderhoudsbegroting en de liquiditeitsprognose.
"Wat moet de brandmeldinstallatie doen?" — uitgangspuntendocument.
"Wat doe ik als het alarm afgaat?" — ontruimingsplan, en in de praktijk de bewonersinstructie.
Ontbreekt een van deze documenten, dan is dat op zichzelf een bevinding. Een complex zonder actueel MJOP valt terug op een half procent van de herbouwwaarde; een installatie zonder UPD kan niet worden getoetst.
Wat kun je zelf doen, en wat niet?
Zelf. De akte en het reglement opvragen bij het Kadaster en lezen — het is minder ontoegankelijk dan het lijkt, en de bepalingen over gemeenschappelijk en privé staan meestal bij elkaar. Een index van de documentenset maken. De bewonersinstructie opstellen en verspreiden.
Niet zelf. Een wijziging van de akte of het reglement opstellen; dat is notarieel werk. En het huishoudelijk reglement herschrijven zonder te toetsen of het binnen de akte blijft — een reglement dat de akte doorkruist, geeft schijnzekerheid tot het wordt aangevochten.
Regels en regelgeving
De splitsingsakte en het splitsingsreglement zijn notarieel vastgelegd en ingeschreven bij het Kadaster. Wijziging vraagt een gekwalificeerde meerderheid en een notariële akte.
Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de vergadering en mag de akte en het reglement niet doorkruisen. Een bepaling die het privégedeelte regelt terwijl de akte dat niet toestaat, is aanvechtbaar.
Het reservefonds en de grondslag daarvoor — een MJOP van maximaal vijf jaar oud dat tien jaar vooruitkijkt, of een half procent van de herbouwwaarde — volgen uit het Burgerlijk Wetboek.
Het uitgangspuntendocument, het ontruimingsplan en de logboeken volgen uit de eisen die voor het gebouw gelden op grond van het Besluit bouwwerken leefomgeving en de gebruiksmelding. Welke van toepassing zijn, hangt af van de gebruiksfunctie en de omvang.
Bij verkoop heeft een eigenaar een informatieplicht richting de koper over de VvE-stukken; een actuele set voorkomt discussie bij de overdracht.
Wat betekent dit voor jou?
- vve
- VvE-lidMaak een index van de documentenset met per document de datum en de vindplaats. Dat kost een middag en het beantwoordt daarna de helft van alle vragen.
- huurder
- De akte en het reglement gaan niet over jou, maar het huishoudelijk reglement kan wel doorwerken via je huurovereenkomst. Vraag ernaar bij overlast of bij vragen over gebruik van gemeenschappelijke ruimten.
- woningeigenaar
- Woningeigenaar in een gemengd complexDe corporatie is één eigenaar met veel stemmen; de akte bepaalt hoe die verhouding uitpakt. Lees het breukdeel na.
- koper
- Vraag de akte, het reglement, het HHR, het MJOP, de laatste twee jaarrekeningen en de notulen van twee jaar op. Wat ontbreekt, zegt evenveel als wat er staat.
- vakman
- Vraag bij opdracht naar het UPD en de logboeken; zonder die stukken werk je zonder maatstaf.
- beheerder
- Bij overdracht van bezit of bij verkoop van appartementen wordt deze set opgevraagd. Houd hem per complex compleet en digitaal beschikbaar; een ontbrekend funderingsrapport kost bij verkoop meer dan het onderzoek zelf.
- beheerder
- VvE-beheerderDit is uw kernproduct. Een bestuur dat wisselt, verliest wat niet in de set zit. Leg bij het aannemen van een vereniging vast wat er ontbreekt en agendeer dat als eerste.
Checklist
- Is er een actueel afschrift van de splitsingsakte en het reglement?
- Is er een huishoudelijk reglement, en is dat getoetst aan de akte?
- Is het MJOP niet ouder dan vijf jaar?
- Is er een meerjarenonderhoudsbegroting met liquiditeitsprognose?
- Is er een uitgangspuntendocument voor de brandmeld- en ontruimingsinstallatie?
- Is er een ontruimingsplan met actuele plattegronden?
- Zijn er logboeken per voorziening, en zijn die bijgehouden?
- Is er een contractenlijst met looptijden en opzegtermijnen?
- Is er een bewonersinstructie of veiligheidskaart verspreid?
- Is er een index waarin staat waar elk document te vinden is?
Veelgestelde vragen
Moet de VvE de scheuren in mijn gevel betalen?
Wie betaalt de vervanging van de kozijnen in mijn appartement?
Zie voor meer informatie
Reacties
De Builddocs-redactie
Redactie ·
Builddocs verdient aan affiliate-doorklikken en aan abonnementen. Dat staat hier omdat het uitmaakt bij het lezen van een vergelijking.
Meer over de auteurMinder
Onder een redactiestuk staat geen naam omdat er geen persoon achter zit, maar omdat de verantwoordelijkheid bij Builddocs als geheel ligt. Elk document heeft een datum waarop het is gecontroleerd; ontbreekt die, dan staat dat er ook.