Aanbesteden en offertes vergelijken in een VvE

Groot onderhoud in een vereniging van eigenaren gaat over bedragen die per woning oplopen tot duizenden euro's, en over een besluit dat door mensen wordt genomen die elkaar in het trappenhuis tegenkomen.

Dit artikel gaat over de weg van een post in het meerjarenonderhoudsplan naar een getekende opdracht: wie waarover gaat, hoe je de uitvraag gelijk maakt, hoe je de aanbiedingen beoordeelt, en waar het in de praktijk misloopt.

Het gaat over het proces in een vereniging. Voor het vergelijken van offertes bij een eigen woning is er een aparte pagina.

Het begint bij het meerjarenonderhoudsplan. Daarin staat welk bouwdeel wanneer aan de beurt is en met welk bedrag daar rekening is gehouden. Dat bedrag is een raming en geen prijs.

De vergadering geeft het bestuur opdracht om het werk voor te bereiden. Dat is de eerste stap die vaak wordt overgeslagen: een bestuur dat op eigen initiatief offertes gaat vragen, staat later met aanbiedingen die niemand heeft gevraagd.

Dan komt de uitvraag. Dat is het stuk waarin staat wat er gemaakt moet worden, met welke materialen, tot welk niveau, en wat er bij de prijs is inbegrepen. Zonder dat stuk beschrijft elke aanbieder zijn eigen werk en is vergelijken onmogelijk.

Drie aanbieders is bij de meeste projecten het juiste aantal. Twee is te weinig om een uitschieter te herkennen; bij vijf haken partijen af omdat hun kans te klein wordt.

De beoordeling gaat over inhoud vóór prijs. Wat zit er wel en niet in, welke stelposten staan erin, hoe wordt meerwerk vastgesteld, wat is de planning, wie is de uitvoerder ter plaatse, en welke garantie wordt gegeven.

Dan het besluit. Het bestuur handelt binnen het mandaat dat in de akte of in een eerder besluit staat; daarboven beslist de vergadering. De stukken horen met de oproeping mee te gaan, binnen de termijn die de akte noemt.

Bij een vergadering waarin het quorum niet wordt gehaald, volgt doorgaans een tweede vergadering die met een lager quorum kan besluiten. Dat is geen omweg maar de route die de akte zelf aanwijst.

Tot slot de uitvoering. Wie het werk begeleidt, is een aparte vraag. Een directievoerder die niet bij de uitvoerder in dienst is, beoordeelt het werk, keurt de termijnen goed en houdt de meerwerkdiscussie beheersbaar.

Herken een gelijke uitvraag aan het feit dat de drie aanbiedingen op dezelfde hoeveelheden zijn gebaseerd. Verschillen die in vierkante meters, dan is er geen uitvraag geweest.

Kijk naar de stelposten. Een aanbieding met veel stelposten is geen lage prijs maar een lage zekerheid.

Kijk hoe meerwerk wordt vastgesteld. Staat er een eenheidsprijs en een procedure in, of alleen dat meerwerk in rekening wordt gebracht?

Kijk of de aanbieding een planning bevat met een start, een duur en een gevolg bij overschrijding.

Kijk naar de garantie: op welk onderdeel, hoeveel jaar, en van wie — de aannemer of de fabrikant.

Kijk of de aanbieder is gevraagd naar referenties bij verenigingen van vergelijkbare omvang, en of iemand die heeft gebeld.

Kijk of er iemand in het bestuur een band heeft met een aanbieder. Dat hoeft geen probleem te zijn en het hoort wel op tafel te liggen vóór de beoordeling.

Zelf doen: de post in het meerjarenonderhoudsplan opzoeken en de raming ernaast leggen.

Zelf doen: de hoeveelheden opmeten: vierkante meters gevel, aantal kozijnen, strekkende meters goot.

Zelf doen: drie aanbieders zoeken en referenties bij vergelijkbare verenigingen opvragen en nabellen.

Zelf doen: de aanbiedingen naast elkaar zetten in een tabel met per punt wat er wel en niet in zit.

Zelf doen: de stukken op tijd met de oproeping meesturen.

Niet zelf doen: een constructief voorstel beoordelen.

Niet zelf doen: toezicht houden op de uitvoering als je daar geen ervaring mee hebt; dat is waar meerwerk ontstaat.

Wat je nooit moet doen: gunnen op prijs zonder de inhoud naast elkaar te hebben gelegd. De laagste prijs is dan de aanbieder die het minst heeft ingerekend, en het verschil komt terug als meerwerk.

Een vereniging van eigenaren is verplicht een reservefonds aan te houden. Dat fonds is bedoeld voor onderhoud dat niet jaarlijks terugkeert.

De splitsingsakte en het modelreglement bepalen welk mandaat het bestuur heeft, welke oproepingstermijn geldt, welk quorum nodig is en met welke meerderheid wordt besloten.

Wordt het quorum niet gehaald, dan voorziet het reglement doorgaans in een tweede vergadering die met een lager quorum rechtsgeldig besluit.

Een besluit dat in strijd is met de akte of met de wet kan worden vernietigd. Een eigenaar kan de kantonrechter om vernietiging vragen binnen de termijn die de wet noemt.

Weigert de vergadering zonder redelijke grond, dan kan een eigenaar de kantonrechter om vervangende machtiging vragen.

Voor werk aan een gebouw van vóór 1994 geldt een onderzoeksplicht naar asbest voordat er wordt gesloopt of verbouwd.

Bij werk aan de gevel of aan het dak kan onderzoek naar beschermde soorten nodig zijn. Dat onderzoek loopt over een seizoen en het bepaalt de planning van het hele project.