Servicekosten en de exploitatiebegroting

Je krijgt als appartementseigenaar of als huurder een afrekening met een bedrag dat je niet kunt plaatsen. Waar bestaat dat uit, wat mag erin, en waar kun je zelf iets aan doen?

Dit artikel gaat over de exploitatiekosten van een gebouw: de kosten die elk jaar terugkomen omdat het gebouw draait. Dat is iets anders dan het onderhoud dat je uit het reservefonds betaalt, en dat verschil verklaart het grootste deel van de verwarring.

Een gebouw kent drie geldstromen die naast elkaar lopen en die niet door elkaar mogen worden gehaald.

De exploitatie is wat het gebouw elk jaar kost om te draaien: verzekering, beheer, energie voor de algemene ruimten, schoonmaak, liftcontract, ventilatiecontract, tuinonderhoud. Die kosten komen jaarlijks terug en worden jaarlijks begroot.

Het reservefonds is sparen voor later: schilderwerk, dak, gevel, liftmodernisering. Dat zijn de posten uit het meerjarenonderhoudsplan.

De post onvoorzien vangt op wat er tussendoor komt: een storing, een lekkage, glasschade.

Bij een huurder heet het geheel van doorbelaste exploitatiekosten servicekosten. Bij een VvE zit het in de maandelijkse bijdrage, naast de dotatie aan het reservefonds.

De begroting is een schatting vooraf, de afrekening is de werkelijkheid achteraf. Het verschil tussen die twee is precies waar je naar moet kijken.

Loop de afrekening na op vijf punten. Dat kost een half uur en het levert vrijwel altijd iets op.

Wat je nakijkt

Waar je op let

Begroot tegenover werkelijk

Een post die structureel dertig procent afwijkt, is verkeerd begroot of verkeerd geboekt

Verdeelsleutel

Bij een VvE naar breukdeel; bij huur naar oppervlak of aantal woningen. Staat die sleutel er ook echt bij

Energie voor algemene ruimten

Een van de snelst stijgende posten, en een waar je zelf iets aan kunt doen

Beheerkosten

Vast bedrag of per uur, en zit de vergadering erbij of komt die apart

Posten die er niet in horen

Groot onderhoud hoort in het reservefonds, niet in de exploitatie

Die laatste is de belangrijkste. Wordt planmatig onderhoud uit de exploitatie betaald, dan betaalt de huidige bewoner voor slijtage van jaren. Bij verkoop is dat een cadeau aan de koper; bij huur is het simpelweg niet toegestaan.

Zelf: de afrekening nalopen op de vijf punten uit hoofdstuk 3. Contracten opvragen en de looptijd controleren. En de energie voor de algemene ruimten aanpakken; verlichting op sensoren in gangen en trappenhuizen verdient zich vaak binnen twee jaar terug en vraagt geen ingewikkeld besluit.

Ook zelf: agenderen. Een post die niet klopt, hoort op de agenda van de vergadering en niet in een e-mail aan de beheerder.

Waar je stopt: de juridische route bij een geschil over servicekosten, en het opstellen of toetsen van een meerjarenonderhoudsplan. Dat laatste is werk voor een bouwkundig adviseur.

Voor een VvE geldt dat de vergadering de begroting vaststelt en de jaarrekening goedkeurt. De bijdrage volgt uit de begroting en wordt verdeeld naar breukdeel, tenzij de splitsingsakte iets anders bepaalt.

Voor een huurder geldt dat alleen kosten mogen worden doorbelast die daadwerkelijk zijn gemaakt en die als servicekosten mogen gelden. Onderhoud dat voor rekening van de verhuurder komt, hoort daar niet bij. Ben je het niet eens met de afrekening, dan is er een geschillenroute; dat is juridisch en daarvoor verwijzen wij door.

Voor beide geldt een termijn waarbinnen de afrekening moet worden verstrekt. Blijft die uit, vraag er dan schriftelijk om; zonder afrekening is er niets te controleren.