De businesscase van prestatiegericht onderhoud: hoe een beheerder het doorrekent

Wie het onderhoud van een woongebouw beheert, kent de keuze: elke schilderbeurt apart aanbesteden en voorschrijven wat er gebeurt, of een aannemer voor vijftien of twintig jaar verantwoordelijk maken voor de conditie van de gevel. Het tweede heet prestatiegericht of resultaatgericht onderhoud. Op de pagina over resultaatgericht samenwerken staat wat het is; deze pagina gaat over de rekensom erachter, voor de beheerder, het bestuur en de professional die de vergadering moet overtuigen met cijfers en niet met principes.

De kosten van onderhoud bestaan uit drie delen: de directe kosten van het werk, de indirecte kosten van het organiseren ervan, en de kosten van wat er misgaat. Traditioneel onderhoud kijkt naar het eerste deel en vergelijkt offertes per beurt. Prestatiegericht onderhoud verschuift kosten tussen de drie delen en over de tijd, en dat maakt de vergelijking per beurt zinloos.

De directe kosten van de eerste beurt liggen bij prestatiegericht onderhoud hoger. De aannemer neemt de verantwoordelijkheid voor de conditie over en rekent daar een risico-opslag voor; hij begint met een grondige eerste beurt, omdat elke tekortkoming in het begin hem later in de looptijd geld kost. Daarnaast komen de kosten van het initiële proces: een nulmeting van de conditie volgens de genormeerde methode, het opstellen van prestatie-eisen per bouwdeel, het selecteren van een partner en het contract. Voor een complex van vijftig tot honderd woningen is dat al snel € 15.000 tot € 40.000 aan advies en meting vóór de eerste kwast.

De indirecte kosten dalen daarna. Bij traditioneel onderhoud bestede u elke vijf tot zeven jaar opnieuw aan: bestek, offertes, beoordeling, toezicht, oplevering, en discussie over meerwerk. Elk van die stappen kost uren van de beheerder, van het bestuur en vaak van een externe adviseur, en die uren staan zelden in de vergelijking. Bij prestatiegericht onderhoud is er één aanbesteding in vijftien jaar, en het toezicht wordt een jaarlijkse conditiemeting in plaats van een oplevering per beurt. De kosten van wat er misgaat dalen ook: een aannemer die het schilderwerk over vijftien jaar terugziet, laat geen slechte plek zitten, want die is straks zijn probleem. Correctief herstel tussen de beurten, de lekkage die niemand zag, de kozijnhoek die te laat werd aangepakt, neemt af.

De rekensom is daarom een rekensom over de looptijd. Neem de kosten van het traditionele scenario over vijftien jaar: drie schilderbeurten met bijbehorend houtherstel, elk met de aanbestedingskosten en het toezicht, plus een post voor correctief herstel op grond van de ervaring in het complex. Neem daarnaast het prestatiegerichte scenario: de initiële kosten, een zwaardere eerste beurt, daarna een jaarprijs die de aannemer opgeeft voor het houden van de conditie, met een indexering, en een lager toezicht. Reken beide terug naar een bedrag per woning per jaar. In de praktijk komt het prestatiegerichte scenario bij complexen met voorspelbaar verouderende bouwdelen en zonder achterstand vijf tot vijftien procent lager uit; het verschil zit bijna volledig in het indirecte deel en in het correctieve herstel.

Waar de rekensom omslaat: bij achterstallig onderhoud. Een aannemer die de conditie van een verwaarloosd complex moet overnemen, neemt een risico dat hij niet kan overzien en rekent dat ruim door, of hij eist eerst een inhaalslag tegen traditionele prijzen. De inhaalslag hoort dan als apart project in de rekensom, en daarna pas begint de vergelijking. En bij bouwdelen met één grote ingreep in de looptijd, zoals een dakvervanging, wint prestatiegericht weinig: daar is niets te houden, alleen te vervangen.

Wat u in het contract vastlegt, bepaalt of de rekensom uitkomt. De prestatie-eis per bouwdeel als conditiescore, meestal een ondergrens van klasse drie op de zesdelige schaal. De meting: wie meet, hoe vaak, en wat er gebeurt bij een afwijking. De looptijd: korter dan tien jaar loont zelden, omdat de initiële kosten dan niet worden terugverdiend; vijftien tot twintig jaar is gangbaar. De indexering en de exitregeling. En het eigenaarschap van de gegevens: de nulmeting en de jaarlijkse metingen zijn van de opdrachtgever, niet van de aannemer, anders bent u bij een wisseling alles kwijt.

Een offerte die alleen de eerste beurt prijst, is geen prestatiegerichte aanbieding maar een traditionele met een ander etiket. Vraag om de jaarprijs over de looptijd en de conditie-eis.

Een aanbieding zonder nulmeting is een aanbieding waarbij de aannemer straks zegt dat het al slecht was.

Een looptijd onder de tien jaar wijst op een aannemer die het risico niet wil dragen, of op een adviseur die de vorm niet kent.

Een contract waarin de meetgegevens bij de aannemer liggen, is een contract dat u niet kunt beëindigen zonder opnieuw te beginnen.

Zelf doen: de kosten van de afgelopen drie onderhoudsbeurten opzoeken, inclusief de uren van beheer en bestuur en het correctieve herstel ertussen. Dat is de basis van het traditionele scenario.

Zelf doen: het meerjarenonderhoudsplan naast de bouwdelen leggen en aanwijzen welke voorspelbaar verouderen en welke een grote ingreep vragen.

Zelf doen: de vergadering voorbereiden met beide scenario's per woning per jaar.

Niet zelf doen: de nulmeting en de prestatie-eisen opstellen; dat is werk voor een onafhankelijke inspecteur en een adviseur die de contractvorm kent.

Niet zelf doen: het contract zonder juridische toets aangaan; de looptijd, de indexering en de exitregeling bepalen wat u over tien jaar nog kunt.

Wat u nooit moet doen: een prestatiecontract sluiten op een complex met achterstallig onderhoud zonder de inhaalslag eerst apart te begroten. De opslag die de aannemer dan rekent, maakt elke vergelijking krom.

Prestatiegericht onderhoud is een contractvorm; er is geen wet die hem voorschrijft of verbiedt. De gewone regels voor aanneming van werk gelden, en bij een VvE de besluitvorming van de vergadering over meerjarige verplichtingen.

Voor een VvE geldt de verplichting om jaarlijks te reserveren voor groot onderhoud op basis van een meerjarenonderhoudsplan of een vast percentage van de herbouwwaarde; een prestatiecontract verandert de reservering niet, wel de spreiding van de uitgaven.

De conditie wordt gemeten volgens de norm voor conditiemeting van gebouwde objecten; die norm is de gemeenschappelijke taal van contract en meerjarenonderhoudsplan.

Een meerjarig contract is een verplichting die de vergadering aangaat voor toekomstige besturen; leg de exitregeling en de indexering vast en laat het besluit met de vereiste meerderheid nemen.

Bij verhuurders geldt daarnaast de zorg voor het woongenot van huurders tijdens onderhoud, en bij corporaties de eigen inkoopregels.