Planmatig, correctief en contractonderhoud, en hoe je ze begroot

Over de drie vormen waarin onderhoud aan een complex voorkomt, en over de fout die daarbij het vaakst wordt gemaakt: ze op één hoop begroten.

Planmatig onderhoud staat in het meerjarenonderhoudsplan en volgt een cyclus: schilderwerk om de zoveel jaar, dakbedekking na dertig jaar, liftmodernisering na twintig.

Correctief onderhoud is herstel na een storing of een melding. Een lekkage, een defecte deurdranger, een kapotte pomp. Je weet dat het komt, maar niet wanneer en niet hoeveel.

Contractonderhoud is wat een externe partij periodiek doet op grond van een overeenkomst: de lift, de brandmeldinstallatie, de mechanische ventilatie, de cv-installatie.

De fout zit in de tweede. Planmatig onderhoud staat in het MJOP en contractonderhoud in de exploitatiebegroting, maar correctief onderhoud heeft vaak geen eigen post. Het wordt dan betaald uit wat er toevallig over is, en in een jaar met veel storingen loopt de begroting leeg zonder dat er iets bijzonders is gebeurd.

De drie vormen hebben elk een ander financieel karakter, en dat bepaalt waar ze horen.

Planmatig is voorspelbaar in aard en in bedrag, maar onregelmatig in de tijd. Daarom spaar je ervoor via de dotatie aan het reservefonds: je legt jaarlijks weg wat je over vijftien jaar in één keer nodig hebt.

Contractonderhoud is voorspelbaar in aard, bedrag én tijd. Dat hoort in de jaarlijkse exploitatiebegroting, niet in het reservefonds.

Correctief is onvoorspelbaar in bedrag en tijd, maar niet in het feit dát het komt. Dat vraagt om een eigen jaarpost, gebaseerd op wat er de afgelopen jaren werkelijk aan is uitgegeven. Bij een ouder complex ligt die post structureel hoger, en dat is een teken dat er planmatig iets moet gebeuren.

De meerjarenonderhoudsbegroting legt die drie over elkaar heen en kijkt naar de liquiditeit: is er in het piekjaar genoeg in kas, of moet er worden voorgefinancierd. Een MJOP zegt wat er moet gebeuren; de begroting zegt of het betaald kan worden.

Aan de jaarrekening, en dat kost een half uur.

Staat correctief onderhoud als aparte post in de begroting? Zo niet, kijk dan in de jaarrekening wat er werkelijk aan is uitgegeven over drie jaar. Dat gemiddelde is je post.

Loopt de post correctief op? Dat is het duidelijkste signaal dat planmatig onderhoud achterloopt. Storingen zijn de rekening van uitstel.

Zit contractonderhoud in de exploitatie of in het reservefonds? Als het in het fonds zit, wordt het fonds elk jaar leeggetrokken voor iets wat er niet in hoort.

Sluit de dotatie aan op het MJOP? Tel na: het plan noemt een totaal over vijftien jaar; deel dat door vijftien en vergelijk met wat er wordt gereserveerd.

Is er een liquiditeitsprognose? Zonder die prognose weet je niet of het geld er is op het moment dat de steiger komt.

Zelf. De jaarrekeningen van drie jaar naast elkaar leggen en de post correctief eruit halen. Narekenen of de dotatie klopt met het MJOP. Nagaan of contractonderhoud in de goede begroting staat. En vragen om een liquiditeitsprognose als die er niet is.

Niet zelf. De conditiemeting en het opstellen van het MJOP; laat dat niet doen door de partij die het werk gaat uitvoeren.

Het reservefonds is wettelijk verplicht en bedoeld voor planmatig onderhoud aan de gemeenschappelijke delen. De grondslag is een actueel meerjarenonderhoudsplan dat niet ouder is dan vijf jaar en tien jaar vooruitkijkt, of anders een half procent van de herbouwwaarde per jaar.

Contract- en correctief onderhoud horen in de exploitatiebegroting, niet in het reservefonds. Dat onderscheid is geen boekhoudkundige finesse: een fonds dat wordt gebruikt voor dagelijkse kosten, is er niet als het dak aan de beurt is.

De vergadering stelt de begroting en de dotatie vast; welke meerderheid daarvoor nodig is, staat in het splitsingsreglement.

Voor wettelijk of contractueel verplichte keuringen geldt dat ze doorlopen ongeacht de begroting. Zet ze daarom als vaste post neer en niet als sluitpost.