De VvE-vergadering: de vijf fouten die het vaakst worden gemaakt

Eén: te laat oproepen. De oproepingstermijn staat in het reglement, en een besluit dat is genomen na een te late oproeping is aantastbaar. Wie ruim voor die termijn stuurt, krijgt bovendien meer mensen in de zaal.

Twee: het quorum niet vooraf peilen. Een voorstel waaraan maanden is gewerkt, sneuvelt op het aantal aanwezigen en niet op de inhoud. Bel de leden van wie je niets hoort, en stuur een volmachtformulier mee met de uitnodiging.

Drie: te vaag agenderen. Over een onderwerp dat niet is geagendeerd kan geen rechtsgeldig besluit worden genomen. "Onderhoud gevel" is te ruim om op te stemmen en "vaststellen offerte firma X voor bedrag Y" is te smal om een variant toe te laten. Formuleer ertussenin.

Vier: het reglement er niet bij pakken. Welke meerderheid is nodig, geldt er een grensbedrag, is dit gemeenschappelijk of privé — dat staat in de splitsingsakte en in het modelreglement waarnaar zij verwijst. Zoek het op vóór de vergadering, niet tijdens.

Vijf: onvolledig notuleren. Wat is besloten, met welke stemverhouding, en op welke grond. Een besluit dat niet is genotuleerd, is later niet te bewijzen — en de bewijslast ligt bij degene die zich erop beroept.

En de fout eronder: de vergadering gebruiken om te discussiëren. Een vergadering neemt besluiten; het gesprek erover hoort ervoor plaats te vinden, in een informatieavond of in een toelichting bij de stukken. Dat scheelt twee uur en het scheelt sfeer.