Verzoek tot agendering bij de VvE
Gecontroleerd op 4 september 2026
Met deze brief vraag je het bestuur van je VvE om een onderwerp op de agenda van de vergadering te zetten, met een voorstel waarover kan worden gestemd.
Dit is het instrument dat eigenaren het vaakst over het hoofd zien. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan, niet het bestuur. Het bestuur voert uit wat de vergadering besluit, en je hebt als eigenaar het recht om onderwerpen te laten agenderen.
Een agendapunt met een concreet voorstel is aanzienlijk sterker dan een klacht.
Wanneer je deze brief stuurt
Ruim vóór de vergadering. In de meeste splitsingsreglementen staat een termijn waarbinnen agendapunten moeten worden aangeleverd — vaak twee tot vier weken vooraf. Kijk die na in je akte.
Stuur hem ook als het bestuur je punt eerder mondeling heeft afgewezen. Het bestuur beslist niet of de vergadering ergens over stemt.
Bij een dringend onderwerp dat niet kan wachten tot de jaarvergadering: in de akte staat met hoeveel stemmen je een extra vergadering kunt laten bijeenroepen. Dat is doorgaans een beperkt deel van de stemmen, en met een handvol medestanders kom je er.
Wat je nodig hebt voordat je verstuurt
- De splitsingsakte en het huishoudelijk reglement, en daarin de bepaling over agendering en over het bijeenroepen van een vergadering.
- Uw appartementsindex en breukdeel.
- Een concreet voorstel dat als besluit kan worden geformuleerd — niet een probleem maar een handeling.
- Onderbouwing: foto's, een offerte, een inspectierapport, een verwijzing naar een wettelijke verplichting.
- Zo mogelijk een indicatie van de kosten en van de gevolgen voor de bijdrage.
- Medestanders: namen van andere eigenaren die het punt steunen.
De brief
17 plekken om zelf in te vullen
[UW NAAM]
[UW ADRES EN APPARTEMENTSINDEX]
[POSTCODE EN PLAATS]
Aan het bestuur van
[NAAM VAN DE VERENIGING VAN EIGENAARS]
[ADRES / P.A. BEHEERDER]
[POSTCODE EN PLAATS]
[PLAATS], [DATUM]
Betreft: verzoek tot agendering voor de vergadering van eigenaars
Geacht bestuur,
Als eigenaar van het appartementsrecht met index [INDEX] aan [ADRES] verzoek ik je het volgende onderwerp te agenderen voor de eerstvolgende vergadering van eigenaars.
Onderwerp. [KORTE TITEL VAN HET AGENDAPUNT]
Aanleiding. [BESCHRIJF FEITELIJK WAT ER SPEELT, MET DATA EN WAARNEMINGEN. VERWIJS NAAR BIJLAGEN.]
Voorstel tot besluit. De vergadering besluit: [FORMULEER HET BESLUIT IN ÉÉN OF TWEE ZINNEN, ZO CONCREET DAT ER MET JA OF NEE OVER GESTEMD KAN WORDEN.]
Toelichting. [WAAROM DIT NODIG IS, WAT HET KOST, EN WAT ER GEBEURT ALS HET NIET GEBEURT. NOEM DE WETTELIJKE OF REGLEMENTAIRE GROND ALS DIE ER IS.]
[INDIEN VAN TOEPASSING: Dit verzoek wordt mede ondersteund door de eigenaren van de appartementsrechten met index INDEXEN.]
Ik verzoek je dit punt op te nemen in de agenda en de bijlagen met de vergaderstukken mee te sturen aan alle eigenaren.
Graag ontvang ik binnen veertien dagen je bevestiging dat het punt is geagendeerd.
Met vriendelijke groet,
[UW NAAM]
Bijlagen: [SOM DE BIJLAGEN OP]
Alles tussen blokhaken vul je zelf in. Loop de brief na op gemarkeerde plekken voordat je hem verstuurt — er blijft er anders gegarandeerd één in staan.
Wat je invult en wat je laat staan
Laten staan. De kop Voorstel tot besluit. Dat is het verschil tussen een agendapunt en een klacht: over een besluit kan worden gestemd, over een probleem niet.
Formuleer het besluit uitvoerbaar. Niet "de vergadering besluit dat er iets aan de galerijen moet gebeuren", maar "de vergadering besluit opdracht te geven tot een constructief onderzoek van de galerijvloeren, met een budget van maximaal € 5.000, uit te voeren vóór 1 juli, en machtigt het bestuur daartoe".
Laten staan. Het verzoek om de bijlagen mee te sturen met de vergaderstukken. Zonder onderbouwing vooraf stemt niemand vóór.
Laten staan. Het verzoek om bevestiging binnen veertien dagen. Daarmee weet je op tijd of je moet aandringen.
Invullen. Namen van medestanders, als je die hebt. Eén eigenaar is een klager; vijf zijn een agendapunt.
Wat je niet schrijft. Geen verwijten aan het bestuur. Bestuurders zijn meestal vrijwilligers die het erbij doen; een voorstel dat hen werk uit handen neemt, komt verder dan een voorstel dat hen aanspreekt.
Hoe je verstuurt en wat je bewaart
Per e-mail aan het bestuur én aan de beheerder, met ontvangstbevestiging. Bij een belangrijk punt ook aangetekend.
Bewaar de brief, de bijlagen, de bevestiging en de uiteindelijke agenda.
Controleer de agenda zodra die rondgaat. Staat je punt er niet op, reageer dan meteen en verwijs naar je verzoek en naar de bepaling in de akte.
Bewaar de notulen waarin je punt is behandeld. Dat is het document dat over vijf jaar bepaalt of er iets is besloten, en wat.
Vraag om een schriftelijke stemuitslag: aantal stemmen voor, tegen en onthoudingen.
Wat er daarna gebeurt
Bij agendering en aanname. Het besluit staat in de notulen. Volg de uitvoering en vraag om een terugkoppeling op de volgende vergadering.
Bij agendering en afwijzing. Dat is een geldig besluit van de vergadering. U kunt een besluit dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is laten vernietigen door de kantonrechter, binnen een korte termijn na het besluit. Dat is een zware route en zij is bedoeld voor uitzonderingen.
Bij weigering om te agenderen. Wijs op de bepaling in de akte. Blijft het bestuur weigeren, dan kun je met het in de akte genoemde deel van de stemmen zelf een vergadering laten bijeenroepen, of de kantonrechter om een machtiging vragen.
Bij uitstel — "we nemen het mee" — vraag om een datum. Zonder datum is het geen toezegging.
Overweeg zelf iets op te pakken. Aanbieden om offertes te verzamelen of een inspectie te organiseren, opent meer deuren dan aandringen.
Wanneer dit model niet past
- Bij een spoedeisende situatie die gevaar oplevert: een loshangende gevelplaat, een defecte lift met iemand erin, een gaslek. Bel dan, en agendeer daarna.
- Bij een zaak die alleen je privégedeelte betreft. Dan is de vergadering niet het orgaan.
- Bij een slapende VvE die niet vergadert. Dan is de eerste stap het activeren van de vereniging.
- Bij een geschil met een individuele bewoner. Dat is geen agendapunt maar een burenkwestie; de vereniging is daar geen partij in, tenzij het reglement wordt overtreden.
- Als je huurt. Dan ben je geen lid en heb je geen stemrecht; je ingang is de verhuurder.
Zie voor meer informatie
- Hoe krijg ik mijn VvE in beweging voor groot onderhoudVraag en antwoord
- Melding van een gebrek aan een gemeenschappelijk deelModel of voorbeeldbrief
- Verzoek om inzage in VvE-stukkenModel of voorbeeldbrief
- Hoeveel moet een VvE reserverenRekenhulp
Ervaringen van anderen
We slaan alleen je antwoord op, en je toelichting als je die geeft. Geen naam, geen e-mailadres.