Draagvlak bij renovatie en verduurzaming van een wooncomplex: bewoners betrekken van plan tot uitvoering

Deze pagina is voor het bestuur en de beheerder van een VvE en voor de verhuurder of corporatie die een complex wil renoveren of verduurzamen: hoe u bewoners betrekt, welke drempels de regels stellen aan het besluit, welke vormen van participatie er zijn en wanneer u ze inzet, en wat het kost. Ze gaat over het proces met de bewoners; de techniek en de financiering staan op eigen pagina's, net als de besluitvorming in de VvE als zodanig.

Een complex renoveren raakt iedereen die er woont, en in een complex wonen eigenaren, huurders en soms beiden. Voor eigenaren geldt de splitsingsakte: de vergadering besluit over onderhoud en verbetering van gemeenschappelijke gedeelten, met een quorum en een meerderheid die per akte verschillen; voor grote uitgaven en voor verbetering geldt vaak een gekwalificeerde meerderheid. Voor huurders geldt het huurrecht: een verhuurder mag een renovatie alleen doorzetten met instemming van de huurder of, bij een complex van tien of meer woningen, wanneer zeventig procent van de huurders met een redelijk voorstel heeft ingestemd; wie niet instemt, kan binnen acht weken de rechter vragen of het voorstel redelijk is. Onderhoud dat geen verbetering is, hoeft de huurder te dulden, maar ook dat gaat beter met uitleg dan met een brief.

Draagvlak is wat er onder die drempels ligt. Het ontstaat als bewoners begrijpen waarom het nodig is, invloed hebben op wat kan variëren, weten wat het hen kost en oplevert, en vertrouwen dat de uitvoering hun woning en hun dag respecteert. Het verdwijnt als het plan af is voordat iemand het heeft gezien, als de kosten pas op de vergadering op tafel komen en als de eerste steiger de eerste brief is.

De participatieladder helpt om vooraf te zeggen wat bewoners mogen verwachten. Informeren: dit gaat gebeuren en daarom. Raadplegen: dit zijn de varianten, wat vindt u. Adviseren: een bewonerscommissie of klankbordgroep denkt mee en het bestuur legt uit wat het met het advies doet. Meebeslissen: over onderdelen die de vereniging of de verhuurder vrij kan laten, zoals kleur, indeling van een gemeenschappelijke ruimte of de volgorde van de uitvoering. Per onderwerp één niveau, en dat niveau vooraf genoemd, voorkomt de teleurstelling van bewoners die dachten mee te beslissen over iets dat vastlag.

De vier momenten vragen elk hun vorm. Bij het plan: een bijeenkomst en een schriftelijke uitleg met de conditie van het gebouw, de noodzaak en de kosten van niets doen. Bij de keuze: varianten met kosten en gevolgen per woning, een klankbordgroep, een enquête, en een gesprek met wie het niet kan betalen. Bij het besluit: de vergadering of de instemmingsronde, met het voorstel weken vooraf, een kostenoverzicht per appartement of per huurder en de regeling voor wie de bijdrage niet kan dragen. Bij de uitvoering: een planning per woning, een vast aanspreekpunt, een huisbezoek vooraf, een opname van de woning, en een dagelijkse plek waar bewoners hun vragen kwijt kunnen.

Wat het meeste doet, is het persoonlijke gesprek. Een huisbezoek of een gesprek aan de deur, met de tekening van de eigen woning en de vraag wat er voor deze bewoner toe doet, levert meer instemming op dan drie bijeenkomsten; het is ook de plek waar de zorgen boven komen die niemand in een zaal uitspreekt, over geld, over gezondheid, over de kat.

Het plan is uitgewerkt tot en met de offerte voordat de bewoners het hebben gezien, en de vergadering is de eerste keer dat de kosten op tafel komen.

De uitnodiging voor de vergadering bevat het voorstel maar niet de kosten per appartement, de financiering en de regeling voor wie het niet kan betalen.

Huurders krijgen een brief met een datum en een handtekeningstrook zonder gesprek; de zeventig procent wordt niet gehaald of wordt aangevochten.

Er is geen bewonerscommissie of klankbordgroep, en de vragen komen via de beheerder als klachten.

De uitvoering begint zonder huisbezoek, zonder planning per woning en zonder vast aanspreekpunt; de eerste week levert meer meldingen op dan het hele jaar.

Een deel van de bewoners is anderstalig, ouder of slechthorend en de communicatie is één brief in één taal.

Het bestuur of de verhuurder kan zelf de bijeenkomsten organiseren, een klankbordgroep instellen, de kosten per woning inzichtelijk maken, de niveaus van participatie per onderwerp vooraf benoemen en de huisbezoeken laten doen door bestuur, beheerder of adviseur.

Bewoners kunnen zelf een bewonerscommissie vormen, vragen om varianten en kosten per woning, en de opname van hun woning vóór de uitvoering laten vastleggen.

Niet zelf: het quorum en de meerderheid uit de akte anders lezen dan ze zijn, een renovatievoorstel aan huurders opleggen zonder de zeventig procent of de rechter, en de uitvoering starten voordat het besluit onherroepelijk is.

In een VvE besluit de vergadering van eigenaars over onderhoud en verbetering van de gemeenschappelijke gedeelten; de splitsingsakte en het modelreglement bepalen quorum en meerderheid, en voor uitgaven boven een grens en voor verbeteringen geldt vaak een gekwalificeerde meerderheid. Een eigenaar die niet met een besluit kan leven, kan het binnen een maand door de rechter laten toetsen of vernietigen. Een verduurzamingsbesluit met een eigen bijdrage vraagt bovendien een regeling voor eigenaren die de bijdrage niet kunnen dragen, bijvoorbeeld via het Warmtefonds.

Voor huurwoningen geldt het Burgerlijk Wetboek: een renovatie die de huurder raakt, vraagt zijn instemming; bij een complex van tien of meer woningen wordt een voorstel geacht redelijk te zijn als zeventig procent van de huurders instemt, en een huurder die niet instemt kan binnen acht weken de rechter vragen de redelijkheid te toetsen. Dringende werkzaamheden en gewoon onderhoud moet de huurder dulden. De Wet op het overleg huurders verhuurder geeft bewonerscommissies recht op informatie, overleg en advies bij plannen voor renovatie en sloop; de verhuurder motiveert een afwijking van het advies.

Onder de Omgevingswet vraagt een omgevingsvergunning voor het complex om een beschrijving van de participatie met de omgeving; de bewoners zijn daar de eerste omgeving.

De Woonbond, VvE Belang en de gemeente kennen leidraden voor participatie bij renovatie; die zijn geen wet maar worden door rechters gebruikt als maatstaf voor redelijkheid. Regels veranderen; controleer bij twijfel de eigen akte, de actuele wettekst en het gemeentelijk beleid.