Het verduurzamingsbesluit in een VvE

Over de reden dat verduurzaming in een vereniging jaren duurt terwijl de techniek in een middag is uitgelegd: het is geen technisch maar een besluitvormingsvraagstuk.

Een eigenaar in een complex kan niet zelf beslissen over de schil van zijn eigen woning. Gevel, dak, kozijnen en installaties zijn gemeenschappelijk. Dat betekent dat één bewoner met ambitie niets kan, en dat één bewoner met bezwaren veel kan.

Het voorstel dat in één keer alles vraagt, sneuvelt. Dat is de meest voorkomende reden dat trajecten stranden: er ligt één groot besluit met één groot bedrag, en de vergadering kan alleen ja of nee zeggen.

Knippen is de techniek die werkt. Eerst een klein besluit over onderzoek en advies — een bedrag dat de vergadering wel haalt — en pas daarna het uitvoeringsbesluit, met de uitkomsten in de hand.

Een verduurzamingstraject in een vereniging kent vijf fasen, en elk daarvan heeft een eigen besluit nodig.

Verkennen. Wat is de staat van het complex, wat staat er in het MJOP, wat verbruiken we? Kost weinig en levert het gesprek op.

Onderzoeken. Een maatwerkadvies of verduurzamingsadvies, ecologisch onderzoek, een constructieve toets. Dit is het besluit dat je apart neemt.

Kiezen. Routes vergelijken, de vertaling maken naar maandlasten per woning, en de financiering erbij.

Uitvoeren. Aanbesteden, contracteren, begeleiden.

Vastleggen. Meten of het resultaat is gehaald, en het MJOP bijwerken naar een plan waarin verduurzaming is opgenomen — een DMJOP.

De meerderheid verschilt per type besluit. Onderhoud vraagt doorgaans een gewone meerderheid; een verandering aan het gebouw of een investering boven een drempelbedrag vraagt een gekwalificeerde meerderheid en soms een minimum aan aanwezige stemmen. Wat precies geldt, staat in het splitsingsreglement en verschilt per akte.

De procesbegeleider is de rol die het vaakst ontbreekt en het meest oplevert. Iemand die het traject inricht, de stukken voorbereidt, de vragen van bewoners opvangt en de vergadering voorbereidt. Voor die rol bestaat subsidie, en juist dat onderdeel wordt vergeten.

Kijk of er een besluit ligt over onderzoek. Zo niet, dan is dat de eerstvolgende stap en niet een offerte.

Kijk of het MJOP een verduurzamingsspoor kent. Een plan dat alleen vervanging door hetzelfde beschrijft, houdt elke ingreep buiten de begroting.

Kijk naar de opkomst en de stemverhoudingen bij eerdere vergaderingen. Een complex met veel verhuurde appartementen of veel afwezigen heeft een ander besluitvormingsprobleem dan een complex met betrokken eigenaren.

Vraag wat er is verteld over maandlasten. Bewoners besluiten niet over een systeem maar over hun eigen rekening; ontbreekt die vertaling, dan gaat het gesprek over techniek en dat werkt niet.

Kijk of het voorstel is gekoppeld aan een natuurlijk moment. Een dak dat toch aan de beurt is, een ketel aan het einde van zijn levensduur, een schilderbeurt met steiger.

Kijk of er iemand is die het traject draagt. Zonder die rol verzandt het bij de derde vergadering.

Zelf. Het MJOP en de jaarrekeningen erbij pakken, het verbruik opvragen en nagaan welke posten de komende tien jaar toch al vallen. Dat is de basis van elk voorstel.

Zelf. Het voorstel knippen in onderzoek en uitvoering, en de vertaling naar maandlasten per woning maken voordat de vergadering wordt uitgeschreven.

Niet zelf. Het advies opstellen, of de begeleiding doen als je zelf ook uitvoert. En niet: een uitvoeringsbesluit voorbereiden zonder onderzoek, in de hoop dat het meevalt.

De vergadering besluit; welke meerderheid nodig is, staat in het splitsingsreglement. Onderhoud, verandering en investering kennen doorgaans verschillende drempels, en soms geldt een quorum voor een geldige stemming.

Voor onderhoud is een gewone meerderheid gebruikelijk; voor een verandering aan het gebouw een gekwalificeerde. Verduurzaming is vaak allebei tegelijk: een dak dat toch vervangen moet worden is onderhoud, de extra isolatiedikte daarboven is verbetering. Splits het voorstel daarom ook op dat punt.

Het reservefonds is bedoeld voor planmatig onderhoud; verbetering wordt doorgaans apart gefinancierd via een eenmalige bijdrage, een verhoging van de bijdrage of een lening.

Voor een VvE loopt subsidie via de subsidieregeling voor verenigingen van eigenaars, met aparte onderdelen voor advies en voor procesbegeleiding.

Bij het vernieuwen van een isolatielaag geldt een wettelijke ondergrens voor de isolatiewaarde; dat deel is dus geen keuze en hoort in de begroting, ook zonder verduurzamingsambitie.