Samen inkopen met meerdere VvE's

Twee of drie verenigingen die tegelijk hetzelfde werk laten doen, bij dezelfde aannemer, op basis van hetzelfde bestek. Dat komt vaker voor dan het gebeurt: naoorlogse portiekflats staan zelden alleen, ze zijn in één bouwstroom neergezet en ze verouderen in hetzelfde tempo.

Het gaat hier over bouwwerk en niet over energiecontracten of verzekeringen. Voor die laatste twee bestaan collectieven met een eigen logica; bij bouwwerk zit de winst ergens anders, namelijk in het één keer doen van alles wat niet het werk zelf is.

En het gaat over de vraag die dit soort trajecten maakt of breekt: wie tekent het contract. Daar zijn twee antwoorden mogelijk en het verschil is groot.

De aanleiding is bijna altijd hetzelfde: een bestuurder ziet dat de buur-VvE hetzelfde probleem heeft, of een gemeente of energieloket brengt complexen bij elkaar in een buurtaanpak.

Wat je één keer doet in plaats van twee: het bouwkundig onderzoek, het bestek, de aanbesteding, de beoordeling van de offertes, het aanstellen van een toezichthouder, en de mobilisatie van de aannemer. Dat zijn de posten die niet meeschalen met het aantal woningen, en samen zijn ze een aanzienlijk deel van de voorbereidingskosten.

Wat je niet één keer doet: besluiten. Elke vereniging blijft haar eigen rechtspersoon met haar eigen vergadering, haar eigen akte en haar eigen reserve. Twee vergaderingen die op hetzelfde punt moeten uitkomen, is de werkelijke inspanning van dit soort trajecten — en de reden dat ze mislukken is zelden technisch.

Er zijn twee contractvormen. Bij de eerste sluit elke vereniging haar eigen overeenkomst met dezelfde aannemer, op hetzelfde bestek. Bij de tweede treedt één vereniging op als penvoerder en sluit zij het contract voor beide. De eerste is administratief omslachtiger en juridisch veel schoner; de tweede is eenvoudiger tot het misgaat.

Je herkent een kansrijk traject aan drie dingen: dezelfde bouwperiode, dezelfde detaillering, en een onderhoudsplanning die binnen een paar jaar samenvalt. Ontbreekt een van die drie, dan kost het afstemmen meer dan het oplevert.

Je herkent een riskant traject aan een penvoerderschap dat niet is vastgelegd. "Wij regelen het wel voor jullie" is een zin die bij oplevering een andere betekenis krijgt dan bij de start.

En je herkent een traject dat gaat vastlopen aan een verschil in tempo. Een vereniging met een gevulde reserve en een vereniging die eerst moet sparen, komen niet in hetzelfde jaar uit. Dat is geen onwil maar rekenkunde, en het is beter om het aan het begin vast te stellen dan na het bestek.

Toets de drie voorwaarden: bouwperiode, detaillering, planning.

Leg de twee akten naast elkaar, met name de drempelbedragen en de meerderheden.

Vraag beide verenigingen naar de stand van de reserve voordat je een planning maakt.

Deel eerst het onderzoek en het bestek; beslis pas daarna over de uitvoering.

Leg het penvoerderschap schriftelijk vast, of kies voor twee eigen contracten.

Vraag bij een collectief of een platform hoe zij worden betaald en door wie.

Spreek één toezichthouder af en niet twee; twee toezichthouders op één bouwplaats is een discussie.

Wat je niet moet doen: tekenen namens een andere vereniging zonder vastgelegde volmacht. En niet: het tempo van de langzaamste vereniging als planning aannemen zonder dat de leden van de snelste dat weten — dat is het punt waarop steun omslaat in wrevel.

Elke vereniging blijft zelfstandig. Een gezamenlijke inkoop verandert daar niets aan: er is geen gezamenlijke rechtspersoon, geen gedeelde reserve en geen gedeelde aansprakelijkheid, tenzij je dat uitdrukkelijk regelt. Dat laatste is precies wat je niet moet willen zonder juridisch advies.

Treedt één vereniging op als penvoerder, leg dan vast wat zij mag: namens wie zij tekent, tot welk bedrag, wie er betaalt en wie er aansprakelijk is bij een geschil met de aannemer. Zonder die vastlegging is de penvoerder in juridische zin de opdrachtgever en de andere vereniging een derde — met alle gevolgen bij gebreken.

De akte van elke vereniging bepaalt of een besluit nodig is en met welke meerderheid. Die kunnen verschillen, ook bij complexen die er hetzelfde uitzien: modelreglementen uit verschillende jaren stellen verschillende drempels. Leg de twee akten naast elkaar voordat je een planning maakt.

Een VvE is niet aanbestedingsplichtig, ook niet samen met een andere. Neemt een gemeente deel of is er subsidie in het spel, dan kunnen er wel voorwaarden gelden over offertes en over de uitvoerende partij; die staan in de subsidiebeschikking.

Over de verenigingsrechtelijke kant van samenwerken — volmachten, besluitvorming, geschillen tussen verenigingen — verwijzen wij naar VvE Belang en naar een VvE-jurist. Wij gaan over het gebouw.