Gezamenlijk inkopen voorbereiden

Wat doe je bij een afwijking?

Staat punt 1 op nee, begin daar. Een meerjarenonderhoudsplan ouder dan drie jaar geeft bedragen die niet meer kloppen, en dan is elk bundelvoorstel een vergelijking tussen twee schattingen.

Staat punt 3 op nee, dan is de kans groot dat bundelen weinig oplevert. Zonder opstelkosten is er weinig te besparen; overweeg dan per bouwdeel een eigen vakman.

Blijft punt 4 leeg, dan mis je het enige harde argument dat je in de vergadering kunt gebruiken. Vraag de aanbesteding opnieuw uit met beide varianten; dat kost een ronde en het levert een bedrag op in plaats van een verwachting.

Staat punt 7 op uitbesteden, vraag dan naar de opbouw. Marge op marge is de meest voorkomende manier waarop een bundelvoordeel verdwijnt.

Staat punt 8 op minder dan drie partijen, dan is de scope te breed. Bij weinig gegadigden verlies je de concurrentie die het voordeel moest opleveren.

Blijven de punten 9 tot en met 11 open, ga dan niet aanbesteden. Dit zijn de drie punten die na de oplevering tot discussie leiden, en ze zijn vooraf in een middag te beantwoorden.

Staat punt 15 op nee, houd de uitvoering dan apart en deel alleen het onderzoek en het bestek. Dat levert een groot deel van de besparing op zonder de besluitvorming aan elkaar te knopen.

Blijft punt 18 open, teken dan niet. Zonder vastgelegde volmacht is de penvoerder in juridische zin de opdrachtgever en is de andere vereniging een derde partij, met alle gevolgen bij gebreken.

Regels en regelgeving

De aanbestedingswet geldt niet voor een vereniging van eigenaars: jullie zijn vrij in de keuze van een aannemer en in het aantal offertes. Het bestuur handelt wel voor de vereniging en moet zijn keuze kunnen verantwoorden aan de vergadering.

De splitsingsakte en het modelreglement bepalen welke bouwdelen gemeenschappelijk zijn, tot welk bedrag het bestuur mag opdragen en welke meerderheid een besluit vraagt. Modelreglementen uit verschillende jaren stellen verschillende drempels; bij samenwerking met een andere vereniging horen beide akten naast elkaar te liggen.

De verdeling van kosten voor gemeenschappelijk onderhoud volgt de breukdelen uit de akte en niet de hoeveelheid werk per woning.

Werk dat deels gemeenschappelijk en deels privé is, kan de vereniging alleen voor het gemeenschappelijke deel opdragen. Individuele wensen zijn een aparte opdracht van die eigenaar aan dezelfde aannemer, met een eigen rekening.

Is er subsidie of neemt een gemeente deel, dan kunnen er voorwaarden gelden over offertes en uitvoerders. Die staan in de beschikking en gaan vóór wat hier staat.

Over besluitvorming, volmachten en geschillen tussen verenigingen verwijzen wij naar VvE Belang en naar een VvE-jurist. Deze lijst gaat over het gebouw en over wat het kost.