Gezamenlijk inkopen in een VvE

Een vereniging van eigenaars koopt per definitie samen in: het dak, de gevel en de installaties zijn van iedereen, en er gaat één opdracht uit. Dit artikel gaat over de vraag die daarnáást ligt: hoevéél je bundelt, en wanneer bundelen ophoudt geld op te leveren.

Drie vormen komen voor. Werk bundelen in de tijd, schilderwerk, kozijnherstel en de goot in dezelfde steigerperiode. Werk bundelen over woningen, dertig identieke kozijnen in één opdracht in plaats van dertig keer een individuele klus. En inkopen bundelen met anderen, met de buur-VvE, met de gemeente, of via een inkoopcollectief.

Wat hier niet in staat: hoe je een besluit door de vergadering krijgt, wat de akte over stemverhoudingen zegt en wat een bestuurder mag zonder mandaat. Dat is verenigingsrecht; daarvoor verwijzen wij naar VvE Belang en naar een VvE-jurist. Wij gaan over het gebouw en over wat het kost.

Bij bouwwerk aan een gebouw bestaat de rekening uit twee delen: het werk zelf, en alles wat nodig is om erbij te kunnen. Dat tweede deel — de steiger, het transport, de mobilisatie, de projectleiding, de verkeersmaatregelen, de bouwplaatsvoorzieningen — hangt maar beperkt samen met de hoeveelheid werk. Een steiger langs een gevel kost bijna hetzelfde of je nu één kozijn vervangt of twintig.

Daar zit de hele logica van gezamenlijk inkopen. Bij gevelwerk aan een complex is dat opstelgedeelte vaak een aanzienlijk deel van de aanneemsom, en dat is het deel dat je maar één keer hoeft te betalen als je het werk bundelt. Bij binnenwerk zonder steiger is de winst veel kleiner, en dat is meteen de reden dat niet alles zich leent voor bundelen.

Er is een tweede, minder zichtbare winst: één opdracht betekent één aanspreekpunt. Bij drie losse opdrachten aan drie partijen is het bij een lekkage bij de goot een discussie tussen de dakdekker, de schilder en de timmerman, en die discussie voer jij. Bij één hoofdaannemer is die discussie van hem.

En een derde, die in een krappe markt het zwaarst weegt: omvang maakt je een aantrekkelijke opdrachtgever. Een aannemer met een volle agenda kiest liever één opdracht van drie maanden dan drie opdrachten van drie weken. Bij kleine losse klussen kies jij niet de aannemer maar kiest de aannemer jou.

Je herkent een kans om te bundelen aan het meerjarenonderhoudsplan. Staan er twee of drie posten binnen een paar jaar van elkaar aan dezelfde gevel of hetzelfde dak, dan is dat het moment om te kijken of ze naar hetzelfde jaar kunnen. Een post twee jaar naar voren halen is bijna altijd goedkoper dan een tweede keer opstellen.

Je herkent een slecht gebundeld voorstel aan de opbouw van de offerte. Staat er één bedrag voor drie ongelijksoortige onderdelen zonder uitsplitsing, dan is er onderaanneming in het spel en betaal je marge op marge. Vraag om de onderverdeling; een goede aannemer levert die zonder morren.

En je herkent een collectieve inkoopactie die geen actie is aan het ontbreken van een offerte. Krijg je een korting aangeboden zonder dat er iemand naar het gebouw heeft gekeken, dan is die korting berekend op een gemiddelde en niet op jouw complex.

Leg het meerjarenonderhoudsplan naast de kalender en zoek de posten die dicht bij elkaar liggen.

Vraag elke aanbesteding in twee varianten: apart en gebundeld.

Vraag om een uitsplitsing per bouwdeel, ook als er één totaalbedrag wordt geoffreerd.

Vraag expliciet naar de opstelkosten: steiger, mobilisatie, projectleiding. Dat is de post waar het om draait.

Leg vooraf vast hoe individuele wensen worden opgedragen en betaald.

Kijk in de akte naar de verdeelsleutel en naar het bedrag waarboven een besluit nodig is.

Vraag bij een collectieve inkoopactie hoe de tussenpartij wordt betaald.

Wat je niet moet doen: ongelijksoortig werk bundelen om de omvang. Een aannemer die twee van de drie onderdelen uitbesteedt, zet daar marge op, en dan betaal je voor het bundelen in plaats van eraan te verdienen. En niet: een korting accepteren van een partij die het gebouw niet heeft gezien.

Een vereniging van eigenaars is geen aanbestedende dienst. De aanbestedingswet geldt niet; je bent vrij om te kiezen bij wie je koopt en hoeveel offertes je vraagt. Dat is een vrijheid en geen vrijbrief: het bestuur handelt voor de vereniging en moet zijn keuze kunnen verantwoorden aan de vergadering.

Wat er wél geldt, staat in de splitsingsakte en het modelreglement: welke bouwdelen gemeenschappelijk zijn, wie opdracht mag geven en tot welk bedrag, en of er een besluit van de vergadering nodig is. Bij de meeste akten mag een bestuur regulier onderhoud opdragen tot een in de akte of het reglement genoemd bedrag; daarboven is een besluit nodig. Kijk daar vóór de aanbesteding en niet erna.

De verdeelsleutel staat ook in de akte. Kosten van gemeenschappelijk onderhoud worden verdeeld naar breukdeel, en niet naar wie er het meeste werk aan zijn woning krijgt. Dat is bij gebundeld werk het punt dat het vaakst wrijving geeft — bijvoorbeeld als de kozijnen aan de noordgevel meer herstel vragen dan die aan de zuidgevel — en het is met de akte in de hand eenvoudig te beantwoorden.

Voor werk dat deels gemeenschappelijk en deels privé is, geldt dat de vereniging alleen het gemeenschappelijke deel kan opdragen. Wil je individuele wensen meenemen — een ander kleur kozijn, een extra ventilatierooster — dan is dat een aparte opdracht van die eigenaar aan dezelfde aannemer, met een eigen rekening. Leg dat vooraf vast; achteraf is het een discussie over wie wat heeft besteld.

Voor collectieve inkoop van energie of verzekeringen gelden andere regels dan voor bouwwerk. Daar spelen looptijden, opzegtermijnen en tussenpersonen, en dat is een ander vak dan het onze.