Melding van een gebrek aan een gemeenschappelijk deel

Wanneer je deze brief stuurt

Zodra je het gebrek constateert. Wachten kost je de datum, en die datum bepaalt vanaf wanneer het bestuur ervan wist.

Meld ook wat je niet zelf in je woning ziet maar wel constateert: scheuren in de gevel, een losse gevelplaat, betonschade aan een galerij, een lekkende dakrand.

Bij gevaar — een loshangend deel boven een looproute, betonschollen op de galerij, een gaslucht in een schacht — bel je eerst en stuur je de brief dezelfde dag daarna.

Bij een lekkage die doorloopt: melden en tegelijk de schade beperken.

Wat je invult en wat je laat staan

Laten staan, en invullen met je eigen artikelnummer. De verwijzing naar de splitsingsakte of het modelreglement. Dit is de zin die de discussie over eigendom beëindigt voordat zij begint. Zoek het artikel op; in vrijwel elk modelreglement staan gevels, daken, funderingen en dragende constructies in dezelfde opsomming.

Laten staan. De zin over de opstalverzekering. Schade aan het gebouw valt daaronder ook als de oorzaak in een privégedeelte ligt, en veel besturen melden niet uit zichzelf.

Invullen. De omschrijving: feitelijk, met plaats en omvang. Schrijf wat je ziet, niet wat je denkt dat de oorzaak is.

Scheiden. Houd het gebrek aan het gemeenschappelijke deel en de schade aan je privégedeelte uit elkaar. Het eerste is een onderhoudsverplichting van de vereniging, het tweede mogelijk een verzekeringskwestie.

Wat je niet doet. Zelf een aannemer inschakelen voor werk aan een gemeenschappelijk deel. Dat is niet je bevoegdheid en de kosten krijg je dan niet vergoed.

Hoe je verstuurt en wat je bewaart

Per e-mail aan bestuur en beheerder, met ontvangstbevestiging. Bij een groot gebrek of bij gevaar ook aangetekend.

Bewaar de brief, de foto's, het verzendbewijs en elke reactie.

Fotografeer opnieuw na vier en na twaalf weken, vanaf dezelfde plek en met dezelfde maatvoering. Daarmee toon je aan of het verergert, en dat is bij scheuren en betonschade het bewijs dat telt.

Houd een tijdlijn bij: constatering, melding, reactie, onderzoek, besluit, herstel.

Vraag om vermelding in de notulen. Wat niet in de notulen staat, is voor een volgende vergadering niet gebeurd.

Wat er daarna gebeurt

Bij onderzoek en herstel. Volg het en vraag om terugkoppeling in de vergadering.

Bij een afwijzing met het argument dat het je privégedeelte betreft: verwijs opnieuw naar het artikel uit de akte, en vraag om een schriftelijke motivering op dat punt.

Bij stilte of uitstel kun je het onderwerp laten agenderen met een concreet voorstel tot besluit. Zie het model Verzoek tot agendering bij de VvE.

Bij gevaar dat blijft bestaan: de vereniging is als bezitter van de opstal risicoaansprakelijk voor schade door een gebrek. Wijs daarop, en overweeg een melding bij de gemeente, die op grond van de zorgplicht kan handhaven.

Bij constructieve gebreken aan galerijen of balkons in een gebouw uit de periode 1950 tot 1970: wijs op de onderzoeksplicht naar de constructieve veiligheid. Dat verandert het gesprek van willen naar moeten.