Verbetercheck: hoe gezond is jouw VvE?
15 vragen · 4 mogelijke uitkomsten
Over de vraag of een vereniging haar zaken op orde heeft. Niet de techniek van het gebouw, maar het beheer eromheen: de documenten, het geld, de contracten en de besluitvorming.
Dat onderscheid is belangrijk, want een complex in prima staat met een slecht functionerende vereniging krijgt binnen tien jaar alsnog problemen — en een complex met achterstallig onderhoud maar een goed functionerende vereniging lost dat op.
De check geeft een beeld op vier assen: documenten, geld, contracten en bestuur. De uitkomst zegt wat er als eerste moet gebeuren.
Voor wie is deze check bedoeld?
Voor een nieuw bestuurslid dat wil weten waar het in staat, en voor een bestuur dat wil weten of het beeld klopt.
Voor een koper: dit is de check die je doet vóór je biedt. Wat een vereniging wél of niet direct kan laten zien, zegt meer over je toekomstige lasten dan de staat van de keuken.
En voor een eigenaar die het gevoel heeft dat er iets niet klopt maar niet weet waar te beginnen.
Wat je nodig hebt om de check te doen
De splitsingsakte met het reglement, en het huishoudelijk reglement.
De notulen van de laatste twee jaar.
De laatste twee jaarrekeningen en de lopende begroting.
Een overzicht van lopende contracten, als dat er is.
Reken op twee tot drie uur als alles er is, en op een middag als je moet zoeken. Noteer bij elk punt niet alleen of iets er is, maar ook van wanneer het dateert.
De check
- 1Is er een actueel afschrift van de splitsingsakte en het splitsingsreglement, en weet je waar het ligt?
- 2Is er een huishoudelijk reglement, en is dat ooit getoetst aan de akte?
- 3Zijn de notulen van de laatste drie vergaderingen compleet en vindbaar?
- 4Is er een meerjarenonderhoudsplan dat niet ouder is dan vijf jaar en dat tien jaar vooruitkijkt?
- 5Staan alle gemeenschappelijke bouwdelen erin, inclusief installaties en riolering?
- 6Sluit de jaarlijkse dotatie aan het reservefonds aan op het bedrag uit het MJOP? Reken na: totaal gedeeld door het aantal jaren.
- 7Staat correctief onderhoud als aparte post in de exploitatiebegroting, en loopt die post op over drie jaar?
- 8Staat contractonderhoud in de exploitatie en niet in het reservefonds?
- 9Is er een overzicht van alle contracten met looptijd, opzegtermijn en opzegdatum?
- 10Staan die opzegdata in de bestuursagenda?
- 11Is er een overzicht van verplichte keuringen met hun frequentie, en is er per voorziening een logboek?
- 12Zijn de verzekeringen actueel, en is de herbouwwaarde recent bepaald?
- 13Hoeveel eigenaren waren aanwezig of vertegenwoordigd bij de laatste vergadering?
- 14Worden besluiten uitgevoerd, of staan er punten al twee jaar op de actielijst?
- 15Is er een index waarin staat waar elk document te vinden is?
Wat je uitkomst betekent
- Op orde
- De stukken zijn er, het MJOP is actueel, de dotatie klopt en de opzegdata staan in de agenda. Houd het zo: de grootste bedreiging is de volgende bestuurs- of beheerderswissel. Zorg dat de index bestaat, want die overleeft personen.
- Papieren achterstand
- De techniek loopt, maar stukken ontbreken of zijn verouderd: geen actueel MJOP, geen contractenoverzicht, geen logboeken. Dit is de goedkoopste uitkomst om te repareren en tegelijk de meest urgente, want zonder MJOP val je terug op een half procent van de herbouwwaarde en klopt de dotatie vrijwel zeker niet.
- Financiële scheefgroei
- De dotatie sluit niet aan op het plan, correctief onderhoud loopt op, of contractonderhoud wordt uit het reservefonds betaald. Het fonds wordt dan leeggetrokken voor kosten die er niet in horen, en het is er niet als het dak aan de beurt is.
- Bestuurlijke stilstand
- De stukken kloppen misschien wel, maar besluiten worden niet genomen of niet uitgevoerd, en de opkomst is laag. Dit is de lastigste uitkomst, want hij is niet met geld op te lossen. Begin met één zichtbaar punt afronden; dat herstelt meer vertrouwen dan een plan voor vijf jaar.
Maatregelen, kosten en opbrengst
| Maatregel | Bij welke uitkomst | Kosten | Wat het oplevert |
|---|---|---|---|
| Documentenindex maken, ook als stukken ontbreken |
| € 0 | Overzicht van wat er is en wat niet |
| Afschrift akte en reglement opvragen bij het Kadaster | € 15 tot € 50 | De basis waaraan al het andere wordt getoetst | |
| MJOP laten opstellen of actualiseren | € 1.500 tot € 6.000 | Grondslag voor de dotatie en voor elk besluit | |
| Contractenoverzicht met opzegdata | € 0 tot € 900 | Geen stilzwijgende verlengingen meer | |
| Keuringsoverzicht en logboeken opzetten | € 250 tot € 900 | Aantoonbaar onderhoud in plaats van vermoedens | |
| Dotatie narekenen en aanpassen | € 0 | Een fonds dat toereikend is als de post valt | |
| Correctief als aparte post begroten | € 0 | Geen jaarlijkse tegenvaller meer | |
| Liquiditeitsprognose bij het MJOP | € 500 tot € 2.000 | Weten of het geld er is op het moment zelf | |
| Herbouwwaarde laten bepalen | € 500 tot € 2.000 | Geen onderverzekering bij schade | |
| Eén openstaand besluit afronden | € 0 | Vertrouwen, en daarmee het volgende besluit |
Prijspeil augustus 2026. Bandbreedtes, geen offertes.
Regels en regelgeving
Het reservefonds is wettelijk verplicht. De grondslag is een meerjarenonderhoudsplan dat niet ouder is dan vijf jaar en tien jaar vooruitkijkt, óf een half procent van de herbouwwaarde per jaar. Zonder MJOP val je automatisch terug op dat percentage, en dat is bij oudere complexen bijna altijd te laag.
De splitsingsakte en het splitsingsreglement zijn notarieel vastgelegd; wijziging vraagt een gekwalificeerde meerderheid en een notariële akte. Het huishoudelijk reglement mag daar niet mee in strijd zijn en staat lager in de rangorde.
De vergadering stelt de begroting en de dotatie vast; welke meerderheid daarvoor nodig is en of er een quorum geldt, staat in het splitsingsreglement.
Bij verkoop heeft een eigenaar een informatieplicht over de VvE-stukken richting de koper.
Welke keuringen verplicht zijn, volgt uit de gebruiksfunctie en uit de eisen die daarbij horen; laat per complex vaststellen wat van toepassing is in plaats van een algemene lijst over te nemen.
Wanneer schakel je een deskundige in?
Bij het opstellen of actualiseren van het MJOP: laat dat niet doen door de partij die het onderhoud uitvoert.
Bij twijfel over wat de akte bepaalt over gemeenschappelijk en privé. Dat is een juridische vraag met financiële gevolgen, en de meeste conflicten in een vereniging beginnen hier.
Bij een vermoeden dat er iets niet klopt in de administratie: laat een kascommissie of een externe partij meekijken voordat het een persoonlijke kwestie wordt.
En bij een beheerderswissel: laat de overdracht schriftelijk vastleggen met een aftekenlijst. Dat is het moment waarop stukken verdwijnen.
Zie voor meer informatie
Ervaringen van anderen
We slaan alleen je antwoord op, en je toelichting als je die geeft. Geen naam, geen e-mailadres.