Het beheerdossier van een VvE op orde brengen
22 punten · gecontroleerd op 4 september 2026
Om in één zitting vast te stellen of een VvE haar zaken op papier op orde heeft. Niet de techniek — daar zijn andere checklists voor — maar de documenten, de begroting en de contracten waarmee je kunt aantonen dat er wordt beheerd.
Hij is bedoeld voor een nieuw bestuurslid dat wil weten waar het in staat, voor een bestuur dat de overdracht van een beheerder voorbereidt, en voor een koper die wil weten hoe een complex ervoor staat. Wat ontbreekt is even informatief als wat er ligt.
Reken op twee tot drie uur als alles er is, en op een middag als je moet zoeken. Noteer per punt of het er is, en van wanneer het dateert.
Wanneer loop je hem na?
Bij aantreden van een nieuw bestuur, en daarna één keer per jaar vóór de vergadering waarin de begroting wordt vastgesteld.
Daarnaast bij een wisseling van beheerder of van een grote onderhoudspartij, want dat is het moment waarop stukken zoekraken. En bij aankoop van een appartement, als onderdeel van je onderzoek.
De checklist zelf
0 van 22 afgevinkt op dit apparaat
Wat je controleert
Vinkjes en aantekeningen staan op dit apparaat, niet in je account. Log in als je de lijst ook op je laptop wilt terugvinden.
Wat doe je bij een afwijking?
Maak eerst de index, ook als er stukken ontbreken. Een overzicht van wat er is en wat niet, is het eerste bruikbare document. Zonder dat blijft elke discussie een zoektocht.
Bepaal daarna de volgorde op wat het meeste blokkeert. Ontbreekt het MJOP, dan is dat het eerste: zonder dat plan val je terug op een half procent van de herbouwwaarde en klopt de dotatie vrijwel zeker niet. Ontbreekt het uitgangspuntendocument, dan kan de brandmeldinstallatie niet worden getoetst en is elke keuring een controle zonder maatstaf. Ontbreken de logboeken, dan is er geen bewijs van onderhoud dat wel is uitgevoerd.
Breng het als één agendapunt met een gefaseerd besluit. Eerst geld vrijmaken om vast te stellen wat er ontbreekt en wat het kost om het aan te vullen; daarna pas het besluit over de uitvoering. Een voorstel dat in één keer alles vraagt, haalt de vergadering zelden.
En leg de opdracht niet bij de partij die het werk uitvoert. Laat het MJOP niet opstellen door de aannemer die het onderhoud doet, en laat het contract niet toetsen door de contractpartij.
Regels en regelgeving
Het reservefonds is wettelijk verplicht, met als grondslag een meerjarenonderhoudsplan dat niet ouder is dan vijf jaar en tien jaar vooruitkijkt, óf een half procent van de herbouwwaarde per jaar.
De splitsingsakte en het splitsingsreglement zijn notarieel vastgelegd; wijziging vraagt een gekwalificeerde meerderheid en een notariële akte. Het huishoudelijk reglement mag daar niet mee in strijd zijn.
Welke keuringen en voorzieningen verplicht zijn, volgt uit het Besluit bouwwerken leefomgeving in samenhang met de gebruiksfunctie en de gebruiksmelding. De detaileisen staan in NEN-normen; die teksten zijn auteursrechtelijk beschermd. Laat per complex vaststellen wat van toepassing is in plaats van een algemene lijst over te nemen.
Bij een complex van vóór 1994 geldt materiaal als asbestverdacht tot het tegendeel blijkt.
Bij verkoop heeft een eigenaar een informatieplicht over de VvE-stukken richting de koper.
Zie voor meer informatie
- Beheer en onderhoud van een wooncomplexDossier
- De documentenset van een complex: welk stuk gaat waarover?Kennisbank
- Periodieke keuringen en logboeken in een wooncomplexKennisbank
- Het meerjarenonderhoudsplan: van inspectie naar maandbedragKennisbank
- Verbetercheck: een appartement kopen in een complexVerbetercheck
- Verbetercheck: hoe gezond is jouw VvE?Verbetercheck
Ervaringen van anderen
We slaan alleen je antwoord op, en je toelichting als je die geeft. Geen naam, geen e-mailadres.