Intercom en toegangssysteem vernieuwen

Het gebrek: plaats, kenmerken en oorzaak

Plaats van het gebrek. Algemene ruimten - Entree en portiek - Intercom en toegangsregeling.

Kenmerken

• toestellen die kraken, meeluisteren met een andere woning of helemaal niet meer opnemen
• een buitenpaneel met verweerde naambordjes, doorgesleten toetsen of binnengedrongen water
• een deuropener die alleen werkt als er tegen de deur wordt geduwd, of die blijft zoemen
• sleutels die in omloop zijn bij mensen die er niet meer wonen, zonder dat iemand weet hoeveel
• een systeem waarvan de fabrikant niet meer bestaat en waarvoor toestellen alleen nog tweedehands te krijgen zijn
• storingen die alleen bij regen of bij vorst optreden, wat op vocht in het buitenpaneel of in de kabel wijst

Oorzaak. Een intercom staat buiten en krijgt dertig jaar weer en handen te verduren. Het buitenpaneel gaat het eerst, dan de deuropener, dan de toestellen. De bekabeling gaat het langst mee en is precies het deel dat het duurst is om te vervangen.

Daar komt bij dat het sleutelbeheer nooit is bijgehouden. Bij een mechanische sleutel is elke bijgemaakte sleutel onzichtbaar; na twintig jaar weet niemand meer hoeveel er zijn en is het slot feitelijk open.

Materiaal- en kwaliteitseisen

Het buitenpaneel is van roestvast staal of gecoat aluminium, met een beschermingsgraad die past bij de plaatsing, ten minste IP44 onder een luifel en IP54 in de open lucht, en met slagvastheid IK08 of hoger op een bereikbare plek.

De naamplaat is van buitenaf te vervangen zonder het paneel open te maken, of digitaal met een display; papieren strookjes achter een plaatje verweren binnen twee jaar.

De bekabeling is bij hergebruik doorgemeten op weerstand en isolatieweerstand, en het resultaat staat in het opleverdossier.

De deuropener is van een type dat past bij de deur: een ruststroomopener op een deur in een vluchtroute, zodat de deur bij stroomuitval van binnenuit open kan.

De toegangsdragers zijn versleuteld en per stuk te blokkeren. Een tag die alleen op een nummer werkt dat te kopiëren is, geeft geen beheer maar de schijn ervan.

Het beheerdeel is bereikbaar voor de beheerder zonder tussenkomst van de installateur, met een eigen wachtwoord, en er is documentatie van hoe een drager wordt geblokkeerd.

Verwerking van persoonsgegevens blijft beperkt tot wat nodig is. Bewaar geen logbestanden van wie wanneer binnenkwam, tenzij daar een vastgelegde reden voor is en een bewaartermijn bij staat.

Als er video bij komt, geldt dat het beeld alleen tijdens een oproep zichtbaar is en niet wordt opgenomen; opnemen maakt van een intercom een camerasysteem met eigen verplichtingen.

Wat je opmeet

Aantal woningen per entree en het totale aantal woningen op het systeem.

Aantal buitenpanelen en de plaats ervan: hoofdentree, achteringang, fietsenberging, parkeergarage.

Soort en aantal aders van de bestaande bekabeling, gemeten en niet aangenomen.

De lengte van het langste kabeltracé vanaf de centrale tot de verste woning.

Merk en type van de bestaande installatie, van het typeplaatje in de centrale.

Plaats en beschikbaarheid van een 230 volt-aansluiting bij de centrale.

Deurtype, kozijntype en het bestaande sluitwerk, met een foto van de sponning en de sluitplaat.

Aantal gewenste toegangsdragers per woning en het aantal dat naar de beheerder gaat.

Of er een doorschakeling naar een telefoon of een app gewenst is, en of er wifi of vaste internetverbinding in de entree is.

Tijdsduur en complexiteit

Een vervanging met behoud van bekabeling duurt in een complex van dertig woningen vier tot acht werkdagen, waarvan één dag per woning van een half uur.

Een vervanging met nieuwe bekabeling door bestaande buizen duurt drie tot zes weken, afhankelijk van of de buizen doorlopend en vrij zijn.

De doorlooptijd wordt bepaald door de toegang tot de woningen. Reken op twee bezoekrondes en een derde ronde voor de laatste vijf procent.

Levertijd van buitenpanelen met een display is zes tot twaalf weken; standaardpanelen zijn uit voorraad leverbaar.

Complexiteit is gemiddeld voor het systeem en hoog voor de organisatie. Het technische werk is overzichtelijk; het regelen van toegang tot alle woningen en het uitgeven van dragers is dat niet.

Zelf doen of uitbesteden

Dit werk wordt uitbesteed. De bekabeling loopt door gemeenschappelijke schachten, het gaat om een installatie op 230 volt en de deuropener zit op een deur die in een vluchtroute kan liggen.

Wat u zelf doet, is het voortraject en het beheer: de inventarisatie, het programma van eisen, de communicatie met bewoners, het uitgeven en registreren van de dragers en het bijhouden van de lijst daarna.

Neem het beheer niet af van de installateur als abonnement zonder te kijken wat het kost per jaar per woning. Een drager blokkeren hoort iets te zijn dat u zelf doet, binnen een minuut.

Offerte uitvragen

Het uitvraagdocument wordt gegenereerd zodra je een offerte aanvraagt. Het gaat via het platform naar de bedrijven die je kiest.

Vraag drie offertes met een prijs per woning en een prijs per entree, en met de meerprijs van video ten opzichte van audio apart benoemd.

Vraag of de bestaande bekabeling is doorgemeten en wat er gebeurt als hij toch niet bruikbaar blijkt: welke meerprijs, en tot welk bedrag zonder overleg.

Vraag naar het aantal bezoekrondes dat in de prijs zit en wat een extra ronde kost.

Vraag naar de kosten per jaar na oplevering: onderhoud, eventuele abonnementen voor de app, en de prijs van een extra drager.

Vraag naar de leverbaarheid van toestellen over tien jaar, en of het systeem open is voor onderhoud door een ander bedrijf.

Oplevering en controle

Elke woning is getest op bellen, spreken, luisteren en deur openen, en dat staat afgevinkt op een lijst per woning.

Elk buitenpaneel is getest naar elke woning, ook de verste.

De deuropener is twintig keer achter elkaar bediend zonder haperen, en de deur valt daarna nog in het slot.

De noodontgrendeling van binnenuit werkt met de installatie spanningsloos.

De doorvoer van de kabel in de gevel is waterdicht afgewerkt en dat is met een foto vastgelegd.

De lijst van uitgegeven dragers is compleet, per woning ondertekend, en de beheerder heeft hem digitaal.

De beheerder heeft eigen toegang tot het beheerdeel, heeft een drager geblokkeerd en weer vrijgegeven onder begeleiding, en heeft de documentatie.

Er is vastgelegd welke gegevens het systeem bewaart en hoe lang, of dat er niets wordt bewaard.

Hoe je herhaling voorkomt

Houd de dragerlijst bij als onderdeel van de mutatie bij verhuizing: bij vertrek in, bij aankomst uit. Dat is het enige wat een toegangssysteem onderscheidt van een sleutel.

Loop het buitenpaneel eens per jaar na op water, verkleuring en losse toetsen, in dezelfde ronde als de rest van de entree.

Bewaar twee reservetoestellen en één reservepaneel in het beheerdersdepot. Dat verandert een storing van drie weken in een storing van een dag.

Leg de instellingen en de wachtwoorden vast in het beheerdossier en niet alleen bij de installateur.

Neem het systeem op in het meerjarenonderhoudsplan met een levensduur van vijftien tot twintig jaar, en niet als incidentele post.

Bijlagen

Neem als bijlage mee: foto's van het buitenpaneel van buiten en van binnen, een foto van de centrale met het typeplaatje, een foto van de deur met de sluitplaat, het aantal woningen per entree en de meting van de bestaande bekabeling.

Voeg het relevante artikel uit de splitsingsakte toe over wat gemeenschappelijk is, en de mutatielijst van het afgelopen jaar als u die hebt.