Hoe stel ik een goede offerteaanvraag op voor een aannemer?

Waarom dat zo is

Een aannemer prijst wat hij begrijpt dat hij moet maken, en zonder omschrijving begrijpt elke aannemer iets anders: de een rekent met een standaardkozijn en de ander met hardhout, de een neemt het schilderwerk mee en de ander niet, de een zet een stelpost voor de keuken en de ander laat hem weg. De offertes verschillen dan tienduizenden euro's zonder dat je weet waarom, en de laagste is meestal degene die het minst heeft meegerekend. Een offerteaanvraag is daarom in de eerste plaats een omschrijving van het werk, een klein bestek: wat is er, wat moet het worden, welke materialen en afwerkingen, en wat is de grens van het werk.

De omschrijving loopt per onderdeel in de volgorde van de bouw: sloopwerk en afvoer, fundering en constructie, gevels en dak, kozijnen en glas, installaties voor water, riool, elektra, verwarming en ventilatie met aantallen en plaatsen, afwerking van vloeren, wanden en plafonds per ruimte, schilderwerk, keuken en sanitair als stelpost of als eigen levering, en het terrein en de opruiming. Bij elk onderdeel staat de kwaliteit: houtsoort, isolatiewaarde, type glas, merk of gelijkwaardig voor installaties, het afwerkingsniveau. Wat je zelf levert of laat doen, staat er als "niet in de prijs", en wat je wilt dat de aannemer coördineert maar niet levert, staat er als coördinatie. De tekeningen van de architect of de tekenaar zijn de basis; ontbreken die, dan is de aanvraag het moment om ze te laten maken, want een aannemer prijst geen schets.

Daarnaast vraag je hoe de offerte eruit moet zien, en dat is wat de vergelijking mogelijk maakt: een uitsplitsing per onderdeel in dezelfde volgorde als jouw omschrijving, de stelposten en verrekenbare hoeveelheden apart met de eenheidsprijzen, de bouwplaatskosten en algemene kosten zichtbaar, de btw en het tarief, de geldigheid van de prijs en de regeling voor prijsstijgingen, de planning met start en duur, de betalingstermijnen, de algemene voorwaarden en de garantie, en wat de aannemer nog nodig heeft aan tekeningen of berekeningen. Een aannemer die zo'n uitsplitsing niet wil geven, is niet vergelijkbaar en dat zegt iets.

Het proces bepaalt de rest. Drie aannemers is genoeg; meer kost jou tijd en hen zin. Elke aannemer komt een keer kijken op afspraak, krijgt dezelfde uitleg en dezelfde stukken, en stelt zijn vragen schriftelijk; elk antwoord gaat naar alle drie, zodat niemand met andere informatie prijst. Er is een datum waarop de offertes binnen moeten zijn, met twee tot drie weken tijd, en een moment waarop je ze vergelijkt en met vragen terugkomt. Vergelijk niet alleen de eindprijs maar de onderdelen: waar zit het verschil, wat heeft de een wel en de ander niet meegenomen, welke stelposten zijn te laag om reëel te zijn. Wie na de vergelijking met de aannemer van zijn keuze de open punten sluit en de offerte laat aanpassen tot zij compleet is, heeft een offerte die de basis kan zijn van het contract.

Wat je nu kunt doen

Laat de tekeningen maken of afmaken en schrijf de omschrijving per onderdeel in de volgorde van de bouw, met materialen, afwerking en kwaliteit, en met een lijst van wat niet in de prijs hoort; een bouwkundig adviseur doet dat voor € 500 tot € 1.500 als je het niet zelf wilt.

Kies drie aannemers op referenties van vergelijkbaar werk, inschrijving en verzekering, en bel ze vooraf of ze tijd hebben voor jouw werk in jouw periode.

Stuur alle drie dezelfde aanvraag met de tekeningen, de omschrijving, de gewenste indeling van de offerte, de planning en de datum waarop je de offerte wilt; plan de bezoeken en spreek af dat vragen schriftelijk gaan en antwoorden naar iedereen.

Vraag de offerte uitgesplitst per onderdeel, met stelposten, verrekenbare hoeveelheden, bouwplaatskosten, btw, geldigheid, planning, betalingstermijnen en voorwaarden.

Leg de offertes naast elkaar per onderdeel en noteer de verschillen; vraag de aannemers om toelichting op wat ontbreekt of afwijkt voordat je kiest.

Sluit met de gekozen aannemer de open punten en laat de offerte aanpassen tot zij compleet is; die offerte, de tekeningen en de omschrijving worden de bijlagen bij het contract.