Levert gezamenlijk inkopen met andere VvE's altijd geld op?

Waarom dat zo is

Een aannemersprijs bestaat uit drie delen: de vaste kosten van het werk, de kosten die met de hoeveelheid meegaan, en de marge. De vaste kosten zijn bij gevelonderhoud aanzienlijk: het opnemen en calculeren, het inrichten van de bouwplaats, het aan- en afvoeren van de steiger, de voorbereiding en het toezicht. Bij vier losse opdrachten worden die vier keer gemaakt; bij één gezamenlijke opdracht één keer, of in ieder geval veel minder. De steiger is het duidelijkste voorbeeld: een steiger die van gevel naar gevel wordt doorgeschoven, kost een fractie van vier keer opbouwen en afbreken. Daar komt de marge bij: een groter werk met een doorlopende planning is voor een aannemer aantrekkelijk en dat vertaalt zich in een scherpere prijs per vierkante meter.

De voorwaarden zijn dat de gebouwen echt vergelijkbaar zijn, dat het werk hetzelfde is, en dat de planning gelijk kan lopen. Vier gebouwen uit dezelfde bouwstroom met dezelfde gevel en dezelfde staat voldoen daaraan. Zodra één gebouw veel meer schade heeft, ander metselwerk of een andere staat van het voegwerk, verdwijnt de eenvoud en wordt de verdeling van de kosten een bron van geschil. En als één vereniging pas over twee jaar geld heeft of het besluit niet door de vergadering krijgt, wacht de rest.

Daarom begint gezamenlijk inkopen niet met een offerte maar met een opname: één bouwkundige neemt alle gevels op volgens dezelfde methode en legt per gevel vast wat er moet gebeuren en hoeveel. Dat document is de basis voor de uitvraag, voor de verdeling en voor het besluit in elke vergadering. Het maakt ook zichtbaar of samenwerken zinvol is: als de opnames sterk uiteenlopen, is het antwoord misschien nee.

De verdeling van de kosten volgt daaruit. Het werk dat per gevel verschilt, voegwerk per vierkante meter, herstel van schade, wordt per vereniging afgerekend op basis van de opname en de eenheidsprijzen uit de offerte. De gedeelde kosten, de steiger, de bouwplaats, de directievoering, worden verdeeld volgens een sleutel die vooraf is afgesproken: naar geveloppervlak, naar aantal woningen of gelijk. Een aannemer die per gevel een deelbegroting maakt, maakt die verdeling eenvoudig. Wie dat niet vooraf regelt, krijgt de discussie achteraf, als het geld al is uitgegeven.

Dan de besluitvorming en het tekenen. Een vereniging van eigenaren wordt vertegenwoordigd door haar bestuur, binnen de grenzen die het reglement en de vergadering stellen, en een groot onderhoudsproject vraagt een besluit van de vergadering, vaak met een gekwalificeerde meerderheid. Het bestuur van de ene vereniging kan de andere niet binden; er is geen gezamenlijke rechtspersoon. Er zijn twee wegen. Elke vereniging sluit een eigen overeenkomst met de aannemer, met dezelfde voorwaarden en prijzen, en de aannemer coördineert; dat is het eenvoudigst en houdt de aansprakelijkheid gescheiden. Of de vier verenigingen geven na een besluit van elke vergadering één partij, een van de besturen of een externe beheerder, een schriftelijke volmacht om namens hen de opdracht te geven, met een omschreven mandaat en een verdeling van de kosten en de risico's. Dat is strakker in de uitvoering maar vraagt een goed contract tussen de verenigingen, ook voor het geval één niet betaalt of het werk aan één gebouw uitloopt.

Drie offertes, ten slotte. Het is geen wettelijke eis, maar veel reglementen en de meeste beheerders hanteren het als regel boven een bepaald bedrag, en het is de manier om te weten of de gezamenlijke prijs ook echt scherp is. Vraag ze op basis van dezelfde opname en dezelfde omschrijving, anders vergelijk je niets.

Wat je nu kunt doen

Stel met de vier besturen een korte intentieverklaring op: het doel, de planning, wie het proces trekt, hoe de kosten van de voorbereiding worden verdeeld, en dat elke vereniging pas gebonden is na een besluit van haar eigen vergadering.

Laat één bouwkundige alle gevels opnemen volgens dezelfde methode en per gevel het werk en de hoeveelheden vastleggen. Reken op € 1.500 tot 4.000 voor vier gebouwen, te delen.

Vraag op basis van die opname drie offertes met per gevel een deelbegroting en een aparte post voor de gedeelde kosten, en spreek de verdeelsleutel voor die gedeelde kosten vooraf af.

Leg de verdeling, het mandaat en de afspraken over planning, betaling en geschillen vast in een samenwerkingsovereenkomst tussen de verenigingen, en laat die door elke vergadering goedkeuren samen met het besluit over het werk. Kies dan voor vier eigen contracten met de aannemer of voor een volmacht aan één partij.

Laat de directievoering en het toezicht door één partij doen voor alle vier; dat is een van de plekken waar gezamenlijk inkopen het meest oplevert. Reken op vijf tot tien procent van de aanneemsom voor voorbereiding en toezicht.