Moet ik vragen van een aannemer over de uitvraag met alle aannemers delen?

Waarom dat zo is

Een offerte is een antwoord op een vraag. Stel je aan vier aannemers dezelfde vraag, dan krijg je vier antwoorden die je naast elkaar kunt leggen. Stel je vier verschillende vragen, of één vraag die elke aannemer anders uitlegt, dan krijg je vier offertes die niet vergelijkbaar zijn, en de laagste prijs is dan vaak de aannemer die het minst heeft meegerekend. Dat is het probleem dat een uitvraagdocument oplost: het legt het werk zo vast dat alle aannemers hetzelfde aanbieden, en het verschil in prijs echt een verschil in prijs is.

Vragen tijdens de offertefase zijn daarbij een gegeven en een winst. Geen uitvraag van een particulier is volledig, en een aannemer die het werk serieus bekijkt, ziet wat ontbreekt: hoeveel doorvoeren er zijn en hoe die worden afgewerkt, welke isolatiedikte je wilt en wat dat voor de dakrand betekent, of de dakramen mee worden vervangen, wat er met de goten gebeurt. Elk antwoord maakt de uitvraag scherper. Maar als alleen de vrager het antwoord krijgt, offreert hij op een preciezer werk dan de rest: hij rekent de doorvoeren wel, de anderen niet, en zijn offerte lijkt duurder terwijl hij completer is. Of omgekeerd. Door de vragen en antwoorden aan alle aannemers te sturen, zonder te zeggen wie wat vroeg, komt iedereen op hetzelfde niveau. In de professionele bouw heet dat een nota van inlichtingen, en hij is onderdeel van de stukken waarop wordt geoffreerd. Voor een particulier is een e-mail met alle vragen en antwoorden aan alle aannemers hetzelfde.

De omschrijving van het werk is het hart, omdat alles wat er niet in staat, later meerwerk of discussie is. Een goede omschrijving zegt wat er moet gebeuren per onderdeel, welke materialen en welke kwaliteit, met merk en type waar dat ertoe doet of met een prestatie-eis, hoe het werk wordt uitgevoerd waar dat de kwaliteit bepaalt, wat de begrenzing is, dus waar het werk ophoudt en wat de opdrachtgever zelf doet, en wat de randvoorwaarden zijn: toegang, planning, afval, bescherming van het bestaande, oplevering. Tekeningen, foto's en een maatvoering horen erbij. Wie dat niet kan schrijven, kan een bouwkundige een werkomschrijving laten maken; dat kost een paar honderd euro en verdient zich terug in de eerste offerte die geen verrassingen bevat.

De rangorde regelt wat geldt als stukken elkaar tegenspreken, en dat gebeurt altijd: de tekening zegt vijftien centimeter isolatie en de tekst twaalf, de offerte noemt een ander product dan de uitvraag, de nota van inlichtingen wijkt af van de oorspronkelijke tekst. Zonder rangorde is dat een geschil; met rangorde is het een opzoekvraag. De gebruikelijke volgorde is: de overeenkomst boven alles, dan de nota van inlichtingen, dan de uitvraag met de werkomschrijving, dan de tekeningen, dan de offerte van de aannemer, dan zijn algemene voorwaarden. Wat later is opgesteld met kennis van het eerdere, gaat voor. Leg de rangorde vast in de uitvraag en herhaal hem in de opdrachtbevestiging.

Wat je nu kunt doen

Verzamel alle vragen die binnenkomen tot een vaste datum, beantwoord ze in één document zonder te noemen wie wat vroeg, en stuur dat aan alle vier de aannemers met een nieuwe uiterste datum voor de offertes. Neem ook je eigen aanvullingen op die je door de vragen hebt bedacht.

Neem de antwoorden op als aanvulling op de werkomschrijving en geef het document een naam en datum, zodat er later naar kan worden verwezen.

Controleer de werkomschrijving op de vijf punten: wat, welke kwaliteit, hoe, tot waar, en onder welke voorwaarden. Laat een bouwkundige meelezen als je twijfelt. Reken op € 300 tot 700 voor een werkomschrijving van een dakvervanging door een bouwkundige.

Zet de rangorde in de uitvraag en later in de opdrachtbevestiging, en vraag de aannemers om in hun offerte expliciet aan te geven waar ze van de uitvraag afwijken; afwijkingen die niet zijn genoemd, gelden dan niet.

Vergelijk de offertes op dezelfde onderdelen en vraag bij grote verschillen op één post waarom, voordat je kiest; de laagste totaalprijs is niet de goedkoopste aannemer als er een post ontbreekt.