Woningdossier bijhouden

Over het verzamelen en bewaren van alles wat er over je woning bekend is: tekeningen, rapporten, facturen, garanties, foto's en metingen.

Het klinkt als administratie en het is iets anders. In vrijwel elk advies op dit platform staat dezelfde instructie: fotografeer met een rolmaat erbij, zet de datum erop, herhaal over een halfjaar en vergelijk. Dat is de handeling waarmee je vaststelt of een scheur, een verzakking of een bolstand nog beweegt — en het is de meest waardevolle handeling die er is.

Zonder een plek om dat te bewaren, gebeurt het niet.

Een woningdossier bestaat uit vier soorten stukken.

Wat er is gebouwd. Bouwtekeningen, constructieberekeningen, vergunningen, het legplan van de vloerverwarming, de tekening van het kabeltracé in de tuin.

Wat er is onderzocht. De bouwkundige keuring bij aankoop, een funderingsonderzoek, een asbestinventarisatie, een camera-inspectie van de riolering, een ankeronderzoek.

Wat er is uitgevoerd. Offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, garantiebewijzen, opleveringsdocumenten, productbladen en kleurcodes.

Wat je zelf waarneemt. Foto's van scheuren met maatvoering en datum, hoogtemetingen, de druk van de cv, temperatuur en luchtvochtigheid, en de data waarop onderhoud is gedaan.

De eerste drie krijg je; de vierde maak je zelf, en die is bij een geschil vaak het doorslaggevende stuk.

Signalen dat het dossier ontbreekt:

• je weet niet waar de leidingen in de vloer of de wand lopen
• je weet niet welke kleur er op de kozijnen zit
• bij een lekkage moet er gezocht worden omdat er geen legplan is
• bij verkoop kun je niet aantonen dat de dakkapel volgens de regels is gebouwd
• bij een scheur weet niemand of hij vorig jaar ook al zo breed was
• de verzekeraar vraagt om onderhoudsbewijzen die er niet zijn
• de vorige eigenaar heeft niets overgedragen

Dat laatste is de meest voorkomende situatie, en het is meteen de reden om er zelf een te beginnen.

Zelf, en het is bijna alles. Een map aanleggen, stukken verzamelen, en bij elke gebeurtenis aanvullen. Dit is een van de weinige onderwerpen waarbij uitbesteden geen zin heeft.

Zelf, en dit is het waardevolste deel: fotograferen vóór het dichtgaat. Elk leidingverloop, elke isolatieopbouw, elke wapening, elke aansluiting — met een rolmaat in beeld en met de datum. Eén foto per bouwfase.

Zelf: de herhaalmeting. Scheuren met een scheurkaartje, hoogtes met een waterpas, temperatuur en luchtvochtigheid met een goedkope meter. Steeds vanaf dezelfde plek, met de datum erbij.

Uitbesteden: de metingen die apparatuur vragen — deformatiemeting met meetpunten, thermografie, endoscopisch onderzoek. Die horen in het dossier maar je maakt ze niet zelf.

Niet doen: foto's door een bewerkingsprogramma halen. De originele bestandsdatum is onderdeel van het bewijs.

Er is geen verplichting om een woningdossier bij te houden. Wel raakt het aan een aantal regels.

Bij verkoop geldt de mededelingsplicht: wat je weet over gebreken, moet je melden. Een dossier maakt aantoonbaar wat je wist en wanneer, en dat bescherm je bij een latere aansprakelijkstelling.

Bij verzekering geldt dat schade door achterstallig onderhoud doorgaans is uitgesloten. Onderhoudsbewijzen zijn dan het verweer.

Bij nieuwbouw onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen hoor je bij oplevering een opleverdossier te krijgen. Vraag ernaar en bewaar het.

Bij een VvE geldt dat de vereniging de stukken van het gebouw bijhoudt; als eigenaar heb je recht op inzage.

Bij asbest geldt dat je een aannemer moet informeren over wat je weet; een inventarisatierapport in het dossier is daarvoor het stuk.