Besluiten in een VvE: meerderheden, quorum en de termijn van één maand

Een vereniging van eigenaars neemt besluiten in de vergadering. Welke meerderheid daarvoor nodig is, hangt af van het onderwerp, en of de vergadering geldig kan besluiten hangt af van het quorum.

Dit artikel gaat over die regels, over de tweede vergadering, en over de termijn van één maand waarbinnen een eigenaar een besluit kan laten vernietigen. Die termijn is kort en zij wordt vaak gemist.

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan. Het bestuur voert uit; de vergadering besluit.

Voor gewone besluiten volstaat een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, mits het quorum is gehaald. Het quorum is het minimumaantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen; dat staat in het reglement, vaak de helft plus één.

Wordt het quorum niet gehaald, dan kan er een tweede vergadering worden uitgeschreven. Die kan besluiten zonder quorum, met dezelfde of met een aangepaste meerderheid; het reglement bepaalt de termijn en de voorwaarden.

Voor sommige onderwerpen geldt een gekwalificeerde meerderheid. Voor een besluit tot een uitgave boven een bepaald bedrag, voor het aangaan van een geldlening, en voor het wijzigen van de akte gelden hogere drempels.

Een besluit dat in strijd is met de wet, de akte of het reglement is vernietigbaar. Een eigenaar kan de kantonrechter vragen het te vernietigen, en dat moet binnen één maand na de dag waarop hij van het besluit kennis heeft genomen.

Een besluit dat in strijd is met dwingend recht kan nietig zijn; dan is er geen termijn en heeft het besluit nooit bestaan.

Kijk naar de oproeping. Die moet tijdig zijn en de agenda moet de onderwerpen benoemen. Een besluit over een onderwerp dat niet is geagendeerd, is aanvechtbaar.

Kijk of het quorum is vastgesteld en genoteerd. In de notulen hoort te staan hoeveel stemmen aanwezig of vertegenwoordigd waren.

Kijk welke meerderheid vereist was en welke is behaald. Bij een gekwalificeerd besluit met een gewone meerderheid is er een probleem.

Kijk naar de volmachten. Een volmacht moet voldoen aan wat het reglement voorschrijft.

Kijk naar de notulen: staat er wat er precies is besloten, en is dat besluit uitvoerbaar zoals het er staat?

Kijk naar de datum waarop je van het besluit kennisnam. Dat is het startpunt van de maandtermijn, en niet de datum van de vergadering wanneer je er niet was.

Zelf doen: de oproeping en de agenda controleren op tijdigheid en volledigheid.

Zelf doen: de notulen lezen en de datum van kennisname noteren.

Zelf doen: het quorum en de meerderheid narekenen aan de hand van het reglement.

Zelf doen: een volmacht correct invullen wanneer je niet kunt komen.

Zelf doen: een voorstel indienen voor de agenda; dat recht heb je als eigenaar.

Niet zelf doen: een procedure starten zonder advies over de kans en de kosten.

Wat je nooit moet doen: de maandtermijn laten verlopen omdat er nog wordt overlegd. De termijn stopt niet voor een gesprek.

De vergadering van eigenaars is geregeld in titel 9 van boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, aangevuld door het toepasselijke modelreglement.

Artikel 5:130 bepaalt dat een eigenaar de kantonrechter kan verzoeken een besluit te vernietigen. Het verzoek moet worden gedaan binnen één maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennisgenomen of heeft kunnen kennisnemen.

Artikel 5:121 geeft de mogelijkheid om aan de kantonrechter een vervangende machtiging te vragen wanneer een medewerking of toestemming zonder redelijke grond wordt geweigerd.

Artikel 5:127 regelt het stemrecht; het reglement regelt het quorum en de tweede vergadering.

Een besluit in strijd met dwingend recht is nietig op grond van de algemene regels van boek 2 en boek 3; daarvoor geldt geen maandtermijn.

Sinds 2018 is de vereniging verplicht jaarlijks te reserveren voor groot onderhoud, en die verplichting kan niet bij besluit terzijde worden geschoven.