Van MJOP naar assetmanagement: onderhoud sturen op prestaties en levensduurkosten

Deze pagina is voor het bestuur van een vereniging van eigenaren, de beheerder van woongebouwen en de medewerker van een corporatie of een vastgoedeigenaar die het onderhoud van een gebouw of een portefeuille stuurt, en voor de professional die hen adviseert. Zij legt uit wat assetmanagement inhoudt en hoe het verschilt van een klassiek meerjarenonderhoudsplan, uit welke stappen het bestaat, welke informatie ervoor nodig is, hoe conditiemeting, prestatie-eisen en levensduurkosten samenkomen in een beheer- en uitvoeringsplan, hoe verduurzaming en onderhoud worden gecombineerd, wat het kost en wat het oplevert. Zij gaat niet over de conditiemeting zelf, het opstellen van een MJOP of de besluitvorming in de vereniging; daarvoor bestaan eigen pagina's.

Een meerjarenonderhoudsplan is een lijst van bouwdelen met een cyclus en een prijs: het dak elke dertig jaar, het schilderwerk elke zeven, de lift elke vijfentwintig, en de som per jaar is de reservering. Het werkt, zolang het gebouw blijft wat het is en de vraag alleen is wanneer iets wordt vervangen. Het faalt zodra er keuzes komen: de kozijnen vervangen door hetzelfde of door isolerende, het dak vernieuwen met of zonder isolatie en zonnepanelen, de cv-installatie vervangen door een ketel of een warmtepomp, het gebouw nog dertig jaar houden of over vijftien jaar afstoten. Die keuzes vragen een ander kader dan de cyclus, en dat kader heet assetmanagement: het gebouw als bezit met een waarde en een functie, waarvan de eigenaar bepaalt welke prestaties het moet leveren, hoe lang, en tegen welke kosten over die hele periode.

De eerste stap is weten wat er is en in welke staat. De conditiemeting volgens de norm daarvoor legt per bouwdeel de gebreken, de omvang en de intensiteit vast en vertaalt die in een conditiescore van uitstekend tot zeer slecht; zij is de feitelijke basis waarop elke beslissing rust en hoort om de drie tot vijf jaar te worden herhaald. Daarnaast is er de inventaris van het gebouw: bouwjaar, constructie, installaties, energielabel, tekeningen, keuringen en de geschiedenis van het onderhoud, bij elkaar in een gebouwdossier.

De tweede stap is bepalen wat het gebouw moet presteren: veiligheid, van constructie tot brand en vallen; gezondheid, van ventilatie tot vocht; bruikbaarheid en comfort voor de bewoners; energieprestatie en de route naar aardgasvrij; uitstraling en verhuurbaarheid of verkoopwaarde; en de wettelijke eisen die veranderen, van rookmelders tot energielabels. Die prestaties worden vertaald in een gewenst kwaliteitsniveau per bouwdeel, bijvoorbeeld een conditiescore die niet onder redelijk mag komen voor de gevel en niet onder goed voor de lift, en in een horizon: hoe lang wil de eigenaar het gebouw in deze vorm houden. Een vereniging die het gebouw nog veertig jaar wil bewonen, kiest anders dan een belegger die over tien jaar verkoopt.

De derde stap is rekenen over de levensduur. Levensduurkosten zijn de som van aanschaf, onderhoud, energie, herstel en uiteindelijk vervanging van een bouwdeel over zijn hele leven, teruggerekend naar nu; zij laten zien dat een duurder kozijn met een langere levensduur en een lagere energierekening over dertig jaar goedkoper is dan een goedkoop kozijn dat twee keer wordt vervangen, en dat het combineren van dak, isolatie en zonnepanelen in één project de steiger en de overlast maar één keer kost. Op basis daarvan worden scenario's gemaakt: doorgaan met het klassieke MJOP, een gecombineerd verduurzamingsscenario, een scenario met uitstel en afstoten; elk met de kosten per jaar, de reservering die erbij hoort en de prestaties die worden gehaald. De eigenaar kiest een scenario en dat wordt het integraal beheer- en uitvoeringsplan: een MJOP met een reden, met gecombineerde projecten, met een reservering die de levensduur volgt en met momenten waarop het plan wordt herzien.

De vierde stap is uitvoeren en bijsturen: projecten worden voorbereid en aanbesteed op basis van het plan, de conditiemeting wordt periodiek herhaald, de kosten en de prestaties worden gevolgd en het plan wordt elke drie tot vijf jaar bijgesteld op wat er is veranderd in het gebouw, de regels, de energieprijzen en de wensen van de eigenaren. Voor een corporatie of een beheerder met een portefeuille komt daar de vergelijking tussen complexen bij: welke complexen krijgen welk kwaliteitsniveau, waar wordt geïnvesteerd en waar wordt op afstoten of sloop aangestuurd, en hoe verhouden de reserveringen zich tot de kasstroom. Dat is strategisch voorraadbeheer, de bovenkant van assetmanagement, en het valt buiten wat een vereniging van eigenaren nodig heeft; voor een vereniging is één gebouw met een scenario en een plan al de stap.

Een MJOP dat elk jaar wordt geïndexeerd maar nooit wordt herzien op de staat van het gebouw of op nieuwe regels: een lijst, geen plan.

Kozijnen, dak en installaties die elk in een eigen jaar worden vervangen zonder dat isolatie, ventilatie en energie erbij worden betrokken: gemiste combinaties en dubbele steigers.

Een reservering die is gebaseerd op de komende tien jaar en een gebouw dat over vijftien jaar een grote ingreep nodig heeft die nergens staat: een tekort dat als bijdrage bij de eigenaren terugkomt.

Geen conditiemeting van de laatste vijf jaar en geen gebouwdossier: beslissingen op gevoel en op de laatste lekkage.

Discussies in de vergadering over wel of niet verduurzamen zonder scenario's met kosten per jaar: een besluit dat wordt uitgesteld tot de ketel het begeeft.

Een beheerder die het MJOP van de leverancier van het MJOP overneemt zonder de prestaties en de horizon van de eigenaren te kennen: het plan van de adviseur, niet van de eigenaar.

Zelf, als bestuur of beheerder: het gebouwdossier verzamelen, de wettelijke plichten en keuringen op een rij zetten, de prestaties en de horizon met de eigenaren bespreken, de vragen aan de adviseur formuleren en het plan jaarlijks volgen op uitvoering en reservering.

Zelf: de combinaties zien: welke bouwdelen in dezelfde vijf jaar aan de beurt zijn en met welke verduurzamingsmaatregelen zij samen kunnen.

Niet zelf: de conditiemeting volgens de norm, de berekening van levensduurkosten en scenario's en het energieadvies; dat is werk voor een bouwkundig adviseur met ervaring in woongebouwen, en de kwaliteit van het plan hangt af van de kwaliteit van de meting.

Een vereniging van eigenaren is verplicht een reservefonds te hebben voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, met een jaarlijkse dotatie die is gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan van ten hoogste vijf jaar oud of op een vast percentage van de herbouwwaarde; het plan moet de onderhouds- en herstelwerkzaamheden en de kosten daarvan bevatten voor een periode van ten minste tien jaar. Die plicht is de ondergrens; assetmanagement gaat verder, maar is niet verplicht. De conditiemeting volgens de daarvoor bestemde norm is de gangbare methode om de staat vast te leggen en wordt door gemeenten, corporaties en verzekeraars herkend.

Voor woongebouwen gelden daarnaast wettelijke plichten die in het plan een plek horen te hebben: de onderzoeksplicht voor uitkragende galerij- en balkonvloeren, de rookmelderplicht, de periodieke keuringen van liften en installaties, de energielabelplicht bij verkoop en verhuur en de aangekondigde eisen aan de energieprestatie van verhuurde woningen. Corporaties vallen onder de Woningwet en de prestatieafspraken met gemeenten, waarin de kwaliteit en de verduurzaming van het bezit worden vastgelegd. Besluiten over groot onderhoud en verduurzaming in een vereniging vragen de meerderheden uit de splitsingsakte en het reglement. Regels veranderen; controleer bij twijfel de actuele tekst.