Wat een VvE-bestuurder persoonlijk riskeert

Waar de aansprakelijkheid vandaan komt. Een bestuurder heeft een taak tegenover de vereniging en moet die behoorlijk vervullen. Doet hij dat niet, dan kan de vereniging hem daarvoor aanspreken. Het gaat dan om ernstig verwijtbaar handelen of nalaten — niet om een fout, een vergissing of een besluit dat achteraf verkeerd uitpakte.

Voorbeelden van waar het werkelijk misgaat:

Betalingen doen zonder besluit van de vergadering, zeker grote.

Geld van de vereniging op een privérekening laten staan of vermengen.

Verzuimen de opstalverzekering af te sluiten of te verlengen.

Bekende gebreken laten liggen waardoor er schade ontstaat — een losse gevelplaat, een balkon met betonschade dat is gemeld en waarop niets is gebeurd.

Jarenlang geen jaarrekening of vergadering, waardoor er geen controle mogelijk is.

Dat rijtje heeft een gemene deler: het gaat niet over verkeerde keuzes maar over het achterwege laten van wat er hoort te gebeuren.

Wat decharge doet. De vergadering verleent jaarlijks decharge over het gevoerde beleid, op basis van de stukken. Dat beperkt de mogelijkheid om je later alsnog aan te spreken voor wat uit die stukken bleek. Voor wat er níet in stond, geldt dat niet. Zorg daarom dat wat je hebt gedaan ook in de stukken staat — dat is niet alleen netjes, het is je bescherming.

De vier gewoonten die het risico wegnemen:

Besluit vóór uitgave. Elke uitgave boven het bedrag dat de vergadering heeft vastgesteld, gaat via een besluit. Is er haast — een lekkage, een storing — leg dan vast dat het een spoedmaatregel was en laat het bij de eerstvolgende vergadering bekrachtigen. Reglementen voorzien doorgaans in die mogelijkheid.

Notuleer. Niet uitgebreid, wel volledig: wat is besloten, met welke stemverhouding, en op grond waarvan. Een besluit dat niet is genotuleerd, is later moeilijk te bewijzen — en de bewijslast ligt bij degene die zich erop beroept, en dat ben jij.

Scheid het geld. Aparte rekeningen op naam van de vereniging, en een reservefondsrekening die niet voor het dagelijkse verkeer wordt gebruikt. Tweehandtekeningen bij grotere bedragen.

En handel op wat je weet. Een melding van een gebrek beantwoord je, laat je onderzoeken en breng je in de vergadering, ook als er geen geld is. Een bestuur dat een probleem agendeert en waarvan de vergadering besluit het uit te stellen, heeft gedaan wat het moest doen. Een bestuur dat de melding laat liggen, niet.

De verzekering. Er bestaat een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, en voor een VvE is die relatief goedkoop. Bij een vereniging van enige omvang, met een fonds van betekenis en met grote onderhoudsopgaven, is dat een verstandige uitgave — al was het maar omdat het het vinden van bestuurders makkelijker maakt. Breng het als voorstel in de vergadering; het is een besluit van de vereniging, niet van het bestuur.

En tot slot iets wat weinig wordt gezegd: het grootste risico voor een VvE-bestuurder is niet aansprakelijkheid maar uitputting. Een bestuurder die alles alleen doet, stopt op enig moment, en dan valt er een gat. Verdeel de taken, leg vast wat er gebeurt en zorg dat een opvolger het over kan nemen. Dat beschermt de vereniging beter dan welke polis ook.

Beeld en bijschriften

Aanbevolen: de vier gewoonten die het risico wegnemen, met per gewoonte wat ze voorkomen.

Aanvullend beeld: gescheiden rekeningen op naam van de vereniging, met tweehandtekeningen bij grotere bedragen.

Een spoedmaatregel die achteraf wordt bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering.

Een gemelde gebrek dat wordt geagendeerd, ook als er geen geld is.

Veelgestelde vragen

Waarvoor kan een bestuurder worden aangesproken? Voor ernstig verwijtbaar handelen of nalaten in zijn taak.

Waar gaat het in de praktijk mis? Bij betalen zonder besluit, vermengd geld, een ontbrekende verzekering, en gebreken die blijven liggen.

Wat doet decharge? Die beperkt de mogelijkheid je later aan te spreken voor wat uit de stukken bleek.

Hoe bescherm ik mezelf daarbij? Door te zorgen dat wat je hebt gedaan ook in de stukken staat.

Wat doe ik bij spoed? Handelen, vastleggen dat het een spoedmaatregel was, en laten bekrachtigen.

Wat doe ik met een melding als er geen geld is? Beantwoorden, laten onderzoeken en agenderen; de vergadering besluit.

Is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering nodig? Bij een vereniging van omvang verstandig, en het is een besluit van de vergadering.